2013年三级秘书考试冲刺：办公日常事务管理

　　一、改进办公室日常事务工作

　　1、基本思路：

　　(1)重新安排(2)修改(3)替换(4)合并(5)精简

　　2、工作程序：

　　定义―评价―分析―改进―实施(06年11月)

　　二、处理突发事件

　　1、种类：火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌

　　2、原则：(06年11月)

　　(1)快速反应，控制事态发展;(2)以人为本，保护公众利益;

　　(3)公开通明，真诚面对公众;(4)重塑形象，置之死地而后生。

　　3、事故情况记录表：(06年11月)

　　(1)事故日期(2)事故地点(3)事故涉及的人员(4)事故的证人

　　(5)事故过程的概述(6)填写事故记录簿的人员签名

　　4、工伤情况报告表

　　5、工作程序：

　　(1)突发事件的预防措施;

　　(2)突发事件的应对措施

　　(3)处理突发事件的工作流程：

　　① 及早发现，马上报告，并保护好现场

　　② 查找问题的原因 ③ 成立临时指挥中心

　　④ 控制源头，釜底抽薪 ⑤ 召开新闻发布会

　　二、督促检查工作

　　秘书要围绕中心、突出重点，根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务。(06年11月)

　　特点：复杂性、原则性、时限性、权威性。

　　原则：实事求是的原则、主动性原则、分层次落实原则、时效性原则、督查与帮办相结合的原则。

　　工作方法：书面督查、电话督查、专项督查、会议督查、调研督查。

　　★ 电话督查主要用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项。(06年11月)

　　工作程序：交办―立项―登记―转办―承办―催办―检查―办结―审核―立卷―归档

　　三、定工作计划

　　1、办公室工作计划的种类：

　　(1)按时间顺序：长期、中期、短期

　　(2)按幅度和范围：政策性、目标性、规则性、方法性、程序性(06年11月)

　　2、计划的内容和要求：

　　(1)每一项任务的具体目标。

　　(2)每一项任务的数量要求和质量要求。

　　(3)每一项任务所需的资源。

　　(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人。

　　(5)如何监督工作的进展和质量。

　　3、应注意的问题：

　　(1)要实事求是;

　　(2)善于授权，明确分工;

　　(3)定期检查所需的资源是否保证和满足;

　　(4)及时与同事沟通工作进展和出现的问题;

　　(5)在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，及时应变。

　　4、工作程序：

　　(1)估量机会(2)确定目标(3)确定计划工作的前提条件(4)拟定可供选择的行动方案

　　(5)评价各种被选方案(6)评价方案(7)拟定分计划(8)编制预算

　　5、注意事项：

　　(1)所有的子计划、部门计划、派生计划必须与组织的总目标一致，有助于组织的总目标的实现;

　　(2)短期计划要和长期计划结合。

　　四、确定承办期限：

　　1、内容：企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。

　　2、承办期限制度：在时效性上指导人们行动的标准。

　　3、工作程序：：

　　(1)调查(2)时间期限适宜标准

　　(3)确定同一任务的不同承办期(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期

　　五、办公室工作进行评估

　　1、意义：

　　(1)提高管理工作效率(2)明确组织机构的建制

　　(3)促进了员工承担责任(4)有助于进行控制和监督工作

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