四级秘书职业资格考试讲义总结：办公室事务与管理（3）

　　8.文书立卷、归档及销毁

　　(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。

　　(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。

　　(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。

　　(4)公文销毁

　　1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。

　　2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定;确认应销毁的文件后，逐件核定造册;将销毁文件目录送主管领导人审查签批;在有关人员监督下送往指定地点销毁。

　　3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。

　　9.印章及介绍信的管理

　　(1)印章的管理

　　1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。

　　2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。

　　(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

　　10.办公设备和办公用品的进货与保管

　　(1)办公设备和办公用品的接收程序

　　1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。

　　2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。

　　3)按规定存放好物品，确定物品发放人。

　　(2)库存保管的措施

　　1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

　　2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。

　　3)新物品置于旧物品的下面或后面;体积大、分量重的放置在最下面;体积小和常用的物品放在较大物品的前面。

　　4)储藏间要有良好的通风和照明。

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