四级秘书职业资格考试讲义总结：办公室事务与管理（2）

　　(3)电子信息的安全保密工作

　　1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。

　　2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。

　　3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。

　　3.安排值班工作，编制值班表

　　(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录;记好值班接待记录;记好值班日记;做好信息传递。

　　(2)值班表包括的内容

　　1)列出值班时间期限和具体值班时间。

　　2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

　　3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。

　　(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。

　　4.零用现金的管理

　　办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。

　　(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。

　　(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。

　　(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。

　　(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。

　　(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。

　　5.商务费用报销

　　(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

　　(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。

　　(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。

　　(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。

　　6.公文形成的过程

　　交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。

　　7.公文处理的基本程序

　　签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。

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