秘书五级考试重点整理：事务管理（3）

更新时间：2013-03-18 17:24:37 来源：|0

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摘要秘书五级重点知识：事务管理

　　8.登记使用会议室和进行用车预定

　　内部会议室登记的要求：(1)责任到人，负责预订的秘书要认真核对有关信息;

　　(2)要提前，在时间上要留有余地;

　　(3)如使用时间上出现矛盾要善于协调。

　　用车登记的要求：(1)注意时间上留有余地，确保用车人能及时用到所需车辆;

　　(2)善于协调用车矛盾。

　　9.处理邮件的工作程序：签收邮件→分发传阅邮件→寄发邮件→处理邮件时注意保密

　　签收邮件的基本程序：初步分类→及时拆封(不该拆的不拆、不错拆、不拆坏、不遗漏，保证文书安全)→如实

　　登记→分送→阅办

　　分发传阅邮件：(1)分发的邮件可分为两类，一类是需要呈交上司的邮件，一类是需要交给他人的邮件。

　　呈交上司的：①要及时;②把相关邮件放在一起;③询问是否需把亲笔信打印;④根据轻重缓急程

　　度区别分开放置;⑤征询上司意见是否使用需使用不同颜色的专用文件夹;⑥征询

　　上司意见是否需要对邮件进行评述

　　交给他人的邮件：用标准型自动粘贴、可移动的提示条写上你希望某人采取什么样的行动。

　　(2)邮件的传阅：一份邮件要供多个领导传阅时，秘书要根据实际情况在传送的邮件上附上“邮

　　件传阅顺序单”

　　寄发邮件程序：邮件的签字→查对地址、核对邮件标记、附件→邮件的折叠和装封→汇总邮件→寄发

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