2013年秘书资格四级考试复习笔记（6）

　　20. 上司出差，商务费用报销的步骤：

　　秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支付。通常的工作步骤：①申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字②该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意③一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款;一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。④在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符⑤商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”(附样例)后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金⑥如果在事实上务工作中，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，否则需自付(P251)

　　21.企业工作人员国内外出差的费用，经常要由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法(P252)

　　22.公文形成过程示意图(P253)交拟、议拟、撰拟三步骤称为拟稿。具有法定职权者定稿生效的步骤是签发

　　23.公文处理基本程序(P254图)重点 收文阶段：从签收到催办 发文阶段：从交拟到发文

　　24.对办理完毕的文书整理(立卷)、归档及销毁①立卷的范围：办理完毕、具有查考价值的文件材料②立卷的程序：(重点)编写页号、登记《卷内目录》和《备考表》、拟定案卷标题、装订成卷、填写案卷封面(流程不能错)③销毁的程序：⑴由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定⑵逐件核定造册⑶领导审查签批⑷监督销毁P255

　　25.销毁公文应在指定地点或单位进行，不得将带销毁的公文出售给废品收购部门

　　26.不得在空白介绍信、空白合同书上扣公章P256

　　27.秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章(含钢印);二是单位领导人“公用”的私章;三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是：①标志作用②权威作用③法律作用④凭证作用(P256)

　　28.出具介绍信要经过内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。P256下

　　29.盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。

　　盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳P257上

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