2013年秘书资格四级考试复习笔记（19）

　　(二)信息的整理

　　信息的整理是对收集到的大量原始信息,在数量上加以浓缩,在质量上加以提高,在形式上给予表现,使之便于传递,利用和储存的过程,信息的整理是整个信息工作的核心。它包括分类、筛选、校对、加工。

　　1、分类方法:

　　A、字母分类法 B、地区分类法 C、主题分类法 D、数字分类法 E、时间分类法

　　2、筛选方法：

　　看来源、 看标题、 看正文。

　　(1)剔除虚假信息、失效信息和无效信息,从中挑选出有价值的信息。除去假的、重复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息,从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴别,其目的是让领导用最少的时间获得最大量的优质信息。

　　(2)挑选出有价值的信息。 A、挑选对工作有指导意义,与业务活动密切相关的信息 B、挑选带有倾向性,动态性或突发重要信息 C、分析需求,结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息 D、挑选能预见未来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息 E、坚持信息数量与质量的统一。

　　(3)决定取舍:A、突出主题 B、注意典型性 C、有新意 D、有特点。

　　3、校对方法:

　　溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理统计法。

　　4、加工方法:

　　信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼,使其具有较高质量。

　　(1)信息加工分为两个层次:

　　一是对现有网络上的信息和各部门提供的信息进行初步加工,称为基础性信息。这类信息只能供接受者了解动态。

　　二是对各种基础性信息进行归纳、综合、分析和调查研究提出有情况; 有分析、有建议、有深度的信息,称为高层次信息。――这类信息具有较大的参谋咨询作用。

　　信息加工能力,是事务型秘书与开拓性秘书的主要界限。来源于考试大

　　(2)加工信息须从以下方面着手：

　　第一, 充实内容。

　　第二, 综合分析。

　　第三, 提出意见。

　　(三)信息的传递

　　(1) 单通道传递。信息从信源发出后沿着单一通道,传给信息接受者。

　　(2) 多通道传递。即信息从信息源发出后,沿着两种以上通道传递给信息接受者。

　　信息传递的方式有: ⑴口头传递 ⑵书面传递 ⑶电讯传递

　　传递要求:迅速,准确,保密

　　(四)信息的利用与储存

　　(1) 分类――对各种信息按一定的规则进行分类

　　(2) 著录――如实的记载(制分类卡)

　　(3) 建立储存检索系统 归类存放

　　(4) 保管――存放与保护

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