2013年五级秘书资格复习资料第一章（2）

　　(四)注意事项

　　1.会议通知的确认

　　(1)确认会议通知发送对象

　　在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会;而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。，

　　(2)确认发送的回复环节

　　一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰，使通知不能准确及时传递到与会者，作为会议通知的发放者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。

　　(3)确认会议通知内容是否准确。

　　2.处理回执

　　处理会议回执是会议准备工作的一项重要内容。它是会议准备住宿和餐饮等后勤工作的基础。

　　(1)会议的回执一定要注明寄回的截止时间，截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地。

　　(2)会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等。

　　(3)会议回执寄回后要认真统计，及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作。

　　(五)相关链接

　　1.与会者

　　与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体，因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，参加会议的人数越多，

　　表明该会议的规模越大。会议成员一般可以分为3种资格，资格不同，在会议中的权利和义务也不同。

　　(1)正式成员

　　正式成员是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员。法定性会议的正式成员参加会议的权利受法律、法规和有关议事规则的保障，同时正式成员也必须履行相关的义务。正式成员享有以下权利：

　　①正式成员有发言、动议、提案和参加讨论的权利。

　　②正式成员有会议表决权。

　　③正式成员有选举权。

　　正式成员应履行的义务是：

　　①正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。

　　②正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务，应该出席而未出席者，其义务不应当减免。

　　③正式成员有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场。

　　(2)列席成员

　　即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作，为了及时、准确地了解情况、沟通信息，需要邀请其负责人列席有关会议。当然，是否需要列席成员参加会议，哪些对象应当作为列席成员，列席成员参加会议中的哪些活动等，应由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。列席成员享有参加本单位有关问题讨论发言的权利;另外，列席成员还具有会议临时赋予的其他权利。

　　列席成员应履行的义务如下：

　　①列席成员有遵守会议规则的义务。

　　②列席成员有礼貌发言及解答相关询问的义务。

　　③列席成员有保守会议机密的义务。

　　(3)工作人员

　　工作人员包括承担会议议事、讨论发言记录的记录人员，来自机构内部和专业会议机构的技术人员和经营管理人员，以及来自会场和会议设施所在地的有关服务人员。他们分别承担着会议筹备工作、会议材料准备和记录工作以及会间的事务性工作。

　　2.会议通知和委托书的样式

　　(1)会议通知的内容应包括：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

　　(2)会议通知格式多样，这里介绍常用的两种格式：便函式和卡片式。

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