2013年秘书资格四级复习重点知识：发布会议信息（1）

　　发布会议信息

　　(一)相关知识

　　1.会议信息的内容

　　会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议的记录和纪要内容;会议的宣传报道内容;会议的决议内容。

　　2.会议信息的类型

　　会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。(具体分类后面再详细介绍)

　　(二)示例分析

　　名山公司要召开2005年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。例如，有哪些成绩、经验，出现了哪些问题，哪些问题有相当的普遍性，哪些问题亟需研究解决等。通过广泛、深入、细致的了解，获得了大量可靠的信息，并从中选择出有价值的信息为报告的准备提供参考。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报，确保与会者掌握会议情况和主要信息，使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。她还搜集齐全会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴在大会期间的表现赢得了大家的一致好评。

　　点评：会议的规模大小不一，内容也相差甚远，但是任何性质或内容的会议，实际上都是通过信息沟通和交流，解决问题，达成共识，得出结论。因此，会议的信息工作至关重要。王琴在会议活动中积极主动地做好会前信息的搜集、会中信息的综合处理以及会后信息的整理利用工作，体现了良好的信息意识和信息工作能力。

　　会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。因此可见，办理一切会议事务，必须以全面、准确、有效的信息为依据。提供会务服务，就是要为会议交流处理信息提供服务，为会议开发和利用信息服务。必须把会议信息工作作为贯穿于会务工作各个环节的主体性工作，认真做好会议信息的搜集、加工、传递、利用，在交流会议信息、实现信息共享中发挥重要作用。

　　(三)工作程序

　　1.传递会议通知信息

　　会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。

　　在作出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。通知的传递可以通过当面告知、打电话、发传真、书面形式或电子邮件的形式进行。可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式，必要时可以同时使用两种以上的方法，以确保通知信息的有效性。

　　会议通知内容的传递要尽可能详尽、明确。书面通知的内容一般应包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、会议的时间与地点、其他事项、联络信息。

　　会议通知样本要作为档案收存。

　　2.分发传递会议文件

　　有些会议文件要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作，落实各项分发工作。

　　(1)准备。分发文件前可以按照与会人员名单，给每人准备一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”字样。

　　(2)登记。分发重要文件一般要登记编号。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件应注明密级。

　　(3)附清退目录。一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，分发时应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

　　(4)装封。对于需要提前发出的文件，首先，要认真检查核对，明确文件的发送对象，确保发送的文件准确无误。查文件份数，查有无附件，查有无多发、重发、漏发的单位或个人。

　　其次，将文件装入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在传递过程中滑出。然后，在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码。

　　(5)发出。发出会议文件时，要根据会议的规模以及会议文件的性质，采用合适的传递方法，及时将文件分发给与会者，避免漏发。重要文件及保密文件分发时要履行签收手续，会议召开后临时分发的文件，秘书要做好记录。会议文件的分出方法有：

　　1)提前发出。对需提前发出的文件，应按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式及时发出。内容重要又须事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。

　　2)签到时发出。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员;中小型规模的会议的主要文件及会务管理文件，如工作报告、议程、日程安排、作息时间表、会议须知等尽可能在与会者报到时分发。

　　3)会中发出。领导讲话、会议快报、简报及其他会议资料，需要在会中分发。所发文件或资料，如属要收退的，应在文件的右上角写上收文人姓名，收文时要登记，为清退工作创造便利条件。

　　4)现场发出。会议期间使用的文件大多数可以在会议现场发出。特别是人数较少的小型会议，会议的信息资料可以放置在会议室的桌面上，由与会人员直接拿取。

　　3.沟通传递会议有关情况

　　在会议组织与活动中有许多事项需要沟通与联系，必须做好会场内外、与会者之间、会议活动上下之间的沟通。

　　(1)会场内外的沟通与联系。会议期间会场内外随时要进行文件的传递或事项的沟通，如有关部门转送给领导批办的文件，有关重要的紧急情况，有关重要的电话、电报、信件等，应及时传送给领导或相关人员。

　　(2)办好会议简报、快报传递信息。会议期间要认真做好会议记录工作、情况汇总工作，编写和印发会议简报、快报，作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组间信息沟通的重要渠道，及时向会议领导和与会者提供会议期间的动态信息。也可以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。

　　(3)向领导传递信息。利用会间休息时间，广泛征求与会者的意见、建议和要求，并将搜集的有关情况及时进行综合处理，分类向领导汇报，以便将具体问题及时予以解决。

　　(4)发布会议新闻。重要的会议需要发布新闻报道，要做好新闻发布工作，加快会议精神传播的速度和扩大传播的范围，

　　扩大会议的影响，提高会议的透明度，利于会议精神的贯彻落实。

?2013年下半年秘书资格报名信息汇总

?2013年上半年秘书资格成绩查询汇总

更多信息请访问：秘书资格频道    秘书资格论坛