2013年秘书资格四级复习重点知识：安排会议食宿（2）

　　(三)工作程序

　　1.安排会议住宿

　　在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁，然后综合进行选择。要是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同的标准的客房供其选择。

　　(1) 安排方式的选择。最简单的方法是由与会者自己安排住宿，更有效和经济的方法是由主办单位集体预订房间。如果不事先保留房间，会产生下列问题：遇到旺季，饭店可能将房间订出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。与会者可能拿不到优惠价格，因为散客住宿的价格空间较小。会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

　　(2)预订会议住宿的程序。

　　(3)确定会议住宿的程序。

　　2.安排会议餐饮

　　(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。一般由主办方负责付费的会议餐饮标准，都要根据会议经费的预算切块情况，量入为出，制定统一的餐费标准。由与会者自己付费的餐饮，会议一般要给与一定的补贴。

　　(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。一般性的会议除了开头和结尾的宴会采取包桌形式，大多采取自助餐的方式。自助餐方便卫生，俭朴节约。

　　(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

　　(4)事先设计和确定就餐的凭证。

　　(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。会议餐饮的菜肴要精致可口、赏心悦目、特色突出;要照顾不同国家、不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌;还要冷热、甜咸、色香味搭配，并为有饮食禁忌的人员单独安排菜单。

　　(6)事先要准备好干净的饮食用具。

　　(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

　　(8)做好饮水、饮料的供应。

　　(四)相关链接

　　1.会议房间的分配

　　(1)如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

　　(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

　　(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

　　(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

　　(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

　　2.会议餐饮的类型和标准

　　根据宴请目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。

　　(1)早餐。早餐食物的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人各取所需，比较随意。

　　(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料，有时有食品，有时没有。

　　(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午计划做些什么。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

　　(4)正式晚餐。晚餐食物的选择可既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，对着装有要求，一般要穿礼服出席。

　　(5)招待会。它可以作为正式餐宴的引子，也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。为将以上工作做好，应努力为与会者选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐，以便在会议期间的每一天与会者们都感到精力饱满，心情愉快。

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