2013年秘书资格四级复习重点知识：邀请会议嘉宾（1）

　　邀请会议嘉宾

　　(一)相关知识

　　1.嘉宾邀请的要求

　　(1)要先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认其能否出场。

　　(2)要发出正式邀请函。沟通方式可以是电话，也可以是正式邀请函。

　　(3)要做到有礼貌。既要盛情邀请，又不能强人所难。

　　(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

　　(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

　　(6)嘉宾人数不宜过多。邀请嘉宾既要考虑代表性，又要考虑经济时效，不要一味追求名人效应，给组织带来不必要的麻烦和费用。

　　2.会议嘉宾的类型

　　(1)组织方的上级领导和政府官员。他们代表着组织方的上级对会议的重视和会议的规格，以及可能产生的社会性影响。

　　(2)企业的重要客户和各种利益相关方。他们代表着与企业生存和发展密切相关的方方面面，如销售商、供应商、银行、政府、媒体等。

　　(3)社会名流和影视明星。他们的到场有助于企业制造新闻事件，吸引公众和媒体的关注。

　　(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。他们对会议目标的有效实现常具有不可替代的作用，如：员工代表、社区代表、老师、顾问等。

　　(二)示例分析

　　某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。

　　点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。

　　另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。

?2013年下半年秘书资格报名信息汇总

?2013年上半年秘书资格成绩查询汇总

更多信息请访问：秘书资格频道    秘书资格论坛