2013年秘书资格考试四级复习之会议纪要

    会议纪要的内容和要求：会议结束后，要运用会议纪要的形式，将会议的情况及议定事项记载下来，并要传达给与会单位的有关人员，使他们对某个会议有共同的认识与行动方向，以利于贯彻执行，这就需要编发会议纪要。

　　(一)相关知识

　　1.整理.编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成文会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。会议纪要的作用是对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。有些会议纪要需要经会议讨论通过并签署，如协调性会议纪要，但大部分会议纪要是在会议结束后为了传达会议精神而拟写。会议纪要不同于会议记录，记录是如实记载;纪要则是根据会议的宗旨，用准确而精炼的语言综合记叙议事要点和决定事项，它是在记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。(格式见文书拟写与处理)

　　(1)会议纪要的种类

　　1)办公会议纪要。记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作，可将会议纪要发给他们，并要求其执行。

　　2)工作会议纪要。用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。

　　3)协调会议纪要。即用于记载协调性会议所取得的共识以 及议定事项，对与会各方有一定的约束力。

　　4)研讨会议纪要。即记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议纪要的写作要求全面客观，除反映主流意见外，如有不同意见，也应整理进去。

　　(2)会议纪要的内容

　　1)会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题以及会议的成果。

　　2)对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。

　　(3)会议纪要的拟写要求

　　经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论和交代情况。具体有以下3点：

　　1)实事求是，忠于会议实际。

　　2)内容要集中概括，去芜取菁，提炼归纳。

　　3)要有条理，眉目清楚，使人一目了然。

　　2.印制并分发给有关部门有关人员或归档保存

　　需要上报或下发的会议决议等，要抓紧印制并分发传递。会议纪要写好核定后，就要发给有关方面执行。如果会议决定的事项涉及到有关部门，可以将会议纪要发给他们，也可以由秘书部门从会议纪要上摘录出有关内容后通知他们。

　　印发会议纪要只限于日常工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要和决办事项通知之类的文件。

　　3.会议纪要按印发范围和查看等级分发

　　会议纪要未发出之前，会议还不能算结束。所以，秘书在拟定会议纪要后，应及时做好会议纪要的印发工作。

　　1)确定印发范围。秘书应该根据会议的性质和纪要的内容来确定会议纪要的印发范围。

　　2)确认接收者。秘书应根据会议纪要的印发范围，发送到相应接收者手中，并落实接收者签字确认。

　　3)签发会议执行。秘书在确认接收者后，将接收者签字确认的会议纪要加以校对，经由领导签字后统一印刷，盖章后发给会议决策执行人。如果会上取得一致的决策没有进一步的实施，印发会议纪要就显得毫无意义。

　　(二)示例分析

　　印发会议纪要

　　为期两周的职工代表大会结束后，秘书钟苗马上着手进行会议纪要的撰写工作。第二天即下发到公司各部门，并要求各部门将会议精神传达到每一位员工。没几天，公司上下议论纷纷，对其中涉及自身利益的条文感到非常不满意。意见很快反映到领导那里，领导把钟苗叫去问情况，钟秘书一脸无辜。

　　点评：为完整、准确传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，日常工作会议后，一般都应印发会议纪要和会议决定办理事项通知。会议纪要印发范围应根据会议性质和纪要内容确定。撰写会议纪要的人必须熟悉整个会议情况，客观如实地反映会议的精神。会议纪要的初稿写出来后，最好征求一下与会人员的意见，以便加以补充和修改，使之更加完善，然后印发给有关单位贯彻执行。会议纪要按印发范围和查看等级分发。

　　(三)工作程序

　　会议纪要工作程序：完善会议记录一起草、编写会议纪要一确定印发范围一接收者确认一领导签字一打印成文一印制、分发或归档保存。

　　秘书要完善会议记录，对于不清楚、不明白、空缺的内容，要在会后立即请教发言人进行完善。为完整、准确地传达、执行会议决定，使会议决定的事项得以具体落实，需要在会议记录的基础上加工整理成会议纪要。会议纪要的印发范围是根据会议的性质和纪要的内容来确定的。秘书需要将接收者签字确认的会议记录加以校对，经由领导签字后印刷，盖章后发给会议决策执行人，使得会议决策得以实施。

　　(四)注意事项

　　会议纪要印发范围应根据会议性质和纪要的内容确定。

　　(1)绝密级会议纪要只印发与会领导。

　　(2)一般级会议纪要可印发与会人员，并视情况加发会议内容、决定涉及的部门。

　　(3)有些保密性强，不需部门知道纪要全部内容，只需他们知道有关会议决定事项的，印发会议决定事项通知，即决办通知。会议纪要、决办通知都要标明密级，进行编号。

　　(五)相关链接

　　决办通知

　　决办通知是指会议决定办理事项的通知，它的作用是贯彻会议精神，使会议的决定事项能够得到及时执行。决办通知有的写明会议决定办理的全部事项，印发各单位后，由各单位根据通知精神与本单位的责任，办理应该由本单位办理的事项;有的则具体指明各单位应办理的事项和各自所负的责任。