2013年秘书资格考试四级复习之会后落实(二)

　　2.会议文件的立卷归档

　　会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤，是档案工作的基础。

　　(1)会议文件立卷归档的意义。在会议文件完成了现行使命，即它们被阅办讨论之后，由于它们记载了公司的工作活动，在此后的工作实践中可能需要经常找出来作对照、作参考，因而具有查考作用。这说明会议文件具有史料性特点，有立卷归档的必要性。同时，为了便于管理和查找档案，也要求会议文件先立卷而后进入档案保管。搞好会议文件的立卷归档工作，

　　对于科学保管和方便利用档案具有重要意义。主要有以下4点：

　　1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。公司的日常会议过程中讨论和形成的文件种类、数量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一个会议中，必然要涉及和形成许多文件，它们之间有着密切的联系，不仅需要把具有查考价值的全部会议文件完整地保存下来，而且还要依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、鉴定、区分，组成案卷。这样才能够很好地反映公司活动的历史面貌，并便于查考和利用。

　　2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。会议文件是公司活动的第一手珍贵的历史记录，是公司会议活动的真实记载，通过立卷归档，完整地将会议文件收集保存下来，可以真实地体现公司的工作进程和历史面貌。

　　3)保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。会议文件内容广泛，数量很多，如不加以系统整理，不仅不便于使用，而且容易磨损散失，特别是零散的会议文件按～定的规格要求立卷，装订成册，可以避免文件破损和散失、丢失和泄密，有利于保存和管理。 -

　　4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。公司的文件是公司档案的来源，会议秘书部门将讨论完毕的文件立卷，算是完成了文书处理工作。案卷移交给档案部门以后，会议文件便从运转过程进入了档案管理阶段。所以，立卷是档案部门的工作对象，立卷工作是档案工作的基础，立卷的质量直接影响档案的质量。

　　(2)会议文件立卷归档的范围和分工。公司曰常处理的会议文件很多。在众多会议文件中，绝大多数需要留作查考，但其中也有少数没有查考价值，这就需要明确规定会议文件立卷归档范围，以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存，做到既不遗漏，又不重复庞杂。同时还应明确立卷归档分工，避免遗漏和不必要的重复。会议文件的立卷归档要严格遵守档案制度，要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。

　　1)会议文件立卷归档范围

　　①根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是：

　　◆与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。

　　◆上述会议的参考文件资料。

　　◆上述会议的出席、列席、分组名单。

　　◆上述会议的议程、日程和程序。

　　◆上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。

　　◆上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。

　　◆领导在上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿。

　　◆上述会议的选举材料。

　　◆上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。

　　◆上述会议的证件。

　　◆上述会议的记事表。

　　◆上述会议的总结情况。

　　◆会议总结。

　　◆与会人员名单、联系方式。

　　◆其他有关资料。

　　此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。

　　②不需要立卷归档的会议文件资料。根据《国家档案局关于几项不归档的文书材料的销毁暂行规定》，下列会议文件资料不需立卷归档：

　　◆重份文件。对于一式多份的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。

　　◆事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。

　　◆未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人在构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等，不需立卷归档。但重要会议讨论的关于法律、法令、指示等立法性文件资料，领导指导性文件和其他属于政策方针、长远计划等方面的文件的定稿和历次修正稿均须保存。

　　◆内容被其他文件包括的文件资料。

　　对于上述无须立卷归档的文件资料，可以进行简单的整理、登记，按照文件销毁手续销毁。

　　2)会议文件立卷归档分工。进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。

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