2013年秘书资格考试四级复习之会后落实(三)

　　(3)会议文件立卷的基本原则和方法

　　1)会议文件立卷的基本原则。会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。

　　2)会议文件立卷方法

　　①编制案卷目录。会议立卷工作在正常情况下，应依据事先编制好的案卷类目来进行。案卷类目是每年初在实际文件尚未产生之前，根据公司性质、职权范围、内部组织结构情况、当年会议工作计划、任务和一年中可能产生的会议文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷要求拟制出的案卷分类名册。这是一种比较详细具体的立卷规划。编制案卷类目可以由会议秘书部门的有关工作人员提出方案，经主管领导批准即可。

　　②灵活运用文件的特征立卷。每一份会议文件都有其一定的特征。一般来说，一份文件主要由作者、名称、内容、收文机关和形成文件的时间等几个基本部分组成，可以概括为6个特征：部门特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通讯者特征。会议立卷就是按会议文件资料的共同特征或以一个特征为主结合其他特征组成案卷。通常来说，一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的方法。

　　(4)会议文件立卷工作程序。本部分主要针对的是会议文件立卷工作，对于信息的立卷归档可参考文档管理部分。

　　1)大中型会议文件立卷

　　①收集资料。这是立卷工作的第一步，要按会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。

　　◆分发会议文件时须留出必要的份数。一般印发的以保存两份为宜(不包括原稿)。重要会议文件的初稿、历次修正稿也应保存，如有复印稿，亦应保存一份。

　　◆注意收集领导阅办完的会议文件资料。

　　◆注意收集会议的非正式文件，如来往电报、电话记录、证件等。

　　②甄别整理

　　◆检查收集的文件资料是否齐全完整，如有未收集的应尽快收集起来。

　　◆剔出不需立卷归档的会议文件资料。

　　③分类归卷。即对会议所有文件、资料进行大体分类，区分为主要文件资料、一般文件资料、参考文件资料、大会发言、书面发言、领导讲话、会议简报、会议快报、有关文书资料等，然后按问题和时间特征立卷。一般来说，会议主要文件资料(报告、决议、结论及主要负责人的重要的讲话等)单独立卷;一般文件资料及参考文件资料，分别按问题特征立卷;大会发言按发言日期立卷;书面发言按地区或单位立卷;通知、来往文书均按时间立卷。

　　④组卷。组卷时最好将永久、长期、短期3个保管期限的文件分别组卷。同一类问题的文件、资料集中组卷，按照文件张数多少，多的可分几个属类汇成若干卷，少的可将若干属类汇成一卷。卷内文件资料按重要程度和时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间先后顺序排列，定稿放在前面。同时为使案卷不受污损，要拆除文件、资料上的金属钉和障碍物，注意文件资料页码顺序的排列。

　　⑤卷内文件编目。定卷以后在会议文件资料上加盖编目章(包括卷号、顺序号)，以卷为单位编排标注页号，第一页在右上角，第二页在左上角，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，没有标题的文件要代拟标题。

　　⑥填写卷内文件资料备考表。即对每次会议卷内文件资料情况作必要的说明，说清楚文件资料来龙去脉、形成过程、文件资料重要程度和卷内文件变动情况等，字迹要清楚，卷面要整洁，立卷者、检查者还要签注姓名和立卷时间。

　　⑦拟定案卷标题。每个案卷要拟定标题，一般应反映出会议名称、作者和主要内容。它是查找利用文件的基本线索，因此所拟标题要确切，语言要通顺精练，概括性强。标题通常由作者、问题、名称3部分组成。

　　⑧填案卷封面。案卷封面要用毛笔或钢笔正楷书写，字迹要清楚、整洁，卷皮所列项目应填写齐全，卷皮起止日期均以卷内文件资料的最早和最晚日期为准。

　　⑨案卷排列。大中型会议文件资料的分卷，也按保管期限、重要程度和时间排列。

　　⑩编写案卷目录。案卷目录是登记案卷和提供利用档案的基本工具，是立卷部门向档案部门移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。要按案卷排列顺序逐卷逐项填写案卷目录，打印一式三份，两份随案卷移交档案部门，一份留存备查。

　　上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。

　　2)日常工作会议文件资料立卷。日常工作会议文件资料立卷，也要从收集资料做起，搞好甄别整理。然后是组卷、拟定案卷标题。其他如卷内文件资料编目、备考表的填写、卷皮的填写、编写案卷目录等，与大中型会议基本相同。上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门归档。

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