2013年秘书资格考试四级复习之办公事务(一)

　　办公室事务与管理

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点 掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。

　　二、重点提示

　　1.对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境

　　(1)安全检查的方法 1)确定检查周期。 2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。 3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。 4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。

　　(2)健康、安全的办公环境的基本要求 1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。 2)办公室空间适当、噪声要低。 3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。 4)设置相应的消防设施和设备。 5)饮用水符合健康安全要求。

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口头信息的安全保密工作 1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。 2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。 3)只向来访者提供组织允许提供的信息。 4)按会议要求传达会议信息。

　　(2)纸面信息的安全保密工作 1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。 2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。 3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。 4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。

　　(3)电子信息的安全保密工作 1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。 2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。 3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。

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