2013年秘书资格考试三级章节重点详解:工作计划

　　四、制定工作计划

　　(一)基础知识

　　1.办公室工作计划的种类

　　(1) 按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型。(2)按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型。

　　2.制定工作计划的方法:

　　(1) 根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。

　　(2) 区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则(参见四级秘书)，先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。

　　(3) 按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记 出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。

　　(4)列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。

　　(5)明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。

　　(6)指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。

　　(7)从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。

　　(8)明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。

　　(9)明确工作进展的情况的质量如何监督和管理。

　　3.计划的内容与要求:行动计划或计划表必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面，具体包括：(1)每一项任务的具体目标。(2)每一项任务的数量要求和质量要求。(3)每一项任务所需的资源。(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人。(5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。

　　(二)制定工作计划的工作顺序

　　1.制定工作计划的程序

　　估量机会→确定目标→确定计划工作的前提条件→拟定可行方案→评价备选方案→选择方案→拟定分计划→编制预算。

　　2.编制常见的工作计划:常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。

　　五、确定承办期限

　　(一)基础知识

　　1.承办期限的内容:谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定，许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。

　　2.承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它要求人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提高企业形象、信誉和效率。

　　(二)制定承办期限对顶的工作程序

　　(1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。(2)时间期限适宜标准。(3)确定同一任务的不同承办周期。(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期。

　　六、对办公室工作进行评估

　　(一)基础知识

　　1.办公室工作评估的意义:1)提高了管理工作的效率.(2)明确了组织机构的建制.(3)促进了员工承担责任.(4)有助于进行控制和监督工作。

　　2.工作质量评估的要求:(1)目标不宜过多。(2)目标之间要相互协调。

　　(二)评估工作程序

　　1.对办公室工作进行目标管理:(1)建立一套完整的目标体系;(2)确定目标(3)组织实施(4)检查评估

　　2.对办公室工作进行量化管理：办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法(如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等)对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。

　　3.对办公室工作进行评估:目标必须是明确并可以考核的。包括：(1)数量目标评估;(2)质量目标评估。

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