2014年三级秘书资格办公环境管理复习：选择办公模式

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　　选择办公模式

　　办公模式 指的是组织中的员工用什么方式去工作。传统的工作模式也在迅速地发生着变化，由此产生了新的工作模式。

　　1.办公模式的类型

　　(1)在家工作模式。

　　优点： 根据工作的性质和内容，一些员工可安排在家工作。采取这种模式，主要是为解决办公场所的拥挤，交通上的耗时等问题。现在在家工作的人员数越来越多，已经成为许多组织认可的工作模式。

　　适用性：科研人员和不需要与其他员工、客户接触的人员适合采取这种工作模式。

　　管理办法：

　　1)在家工作的人员可以在电子工作日志上记录自己的工作时间、工作情况以使组织掌握工作进度，监督工作质量。

　　2)规定在家工作人员定期去单位参加会议和活动(如每周1---2次)。

　　3)通过电话、网络保持在家工作人员与领导的沟通。

　　(2)弹性时间工作模式。

　　弹性时间工作模式适用于某些不经常与外界及客户接触的部门，有些部门必须保持正常的上班时间。

　　管理办法：

　　1)先由每名员工申报自己选择的工作时间，再根据单位的工作，统一协调，保证每个时间段有足够的人员。

　　2)在协调时注意节假日前夕和周末人员的配置，防止出现无人现象。

　　3)做好每名员工的出勤记录和工时记载，可以采用手工签到、刷卡、机器计时等方法。

　　4)加强对员工工作的监督，保证工作的顺利进行和工作质量。

　　(3)兼职工作模式。

　　适用性： 兼职工作模式适用于有一定专业的技术人员，有利于充分发挥其特长，如会计人员，可以同时为几家单位处理和管理财务。

　　管理办法：

　　1)明确与兼职人员订立合同的条款，特别是任务、报酬等，防止发生矛盾。

　　2)加强对兼职人员的监督与控制，如要求他们定期做汇报等。

　　3)管理人员要熟悉兼职工作的任务，防止兼职结束后，该项工作失去连续性。

　　(4)定期合同制工作模式。

　　优点： 由于单位无须为合同制或承包人员承担社会保险，有些任务又可在单位外部完成，节省办公室空间和费用，因此，被许多单位所采用。

　　适用性：

　　定期合同制工作模式适用于有一定专业技术或有承担某项特定任务能力的人员。

　　定期合同制工作模式的管理办法：

　　1)签订好合同，明确承包人的权利、义务。

　　2)加强对承包人的监控，可以采用在承包期内不定期地进行抽查，以保证工作质量。

　　(5)交叉工作模式。

　　交叉工作模式是指由两人共同承担一项工作，每人工作一部分

　　通常情况是，每人工作半周，也可夜班、白班互相交替，如出租汽车司机。

　　交叉工作模式的管理办法：

　　1)加强对交接班的管理，交接是最容易出现问题的环节。

　　2)注意选择关系较为融洽的两个人交叉工作，有利于任务的完成。

　　(6)远程工作模式。

　　适用性：远程工作模式适应于与客户不经常打交道的工作人员采用。

　　管理办法：

　　1)要求工作人员必须经常与单位联系，以使单位及时掌握和了解其工作情况。

　　2)在人员较为集中的地方安排高级主管进行监督和管理。

　　(7)虚拟办公模式。

　　适用性：只要是不需要与客户有更多的面对面接触和涉及其他部门的工作和人员，均可以用虚拟的办公模式。

　　管理方法：

　　1)注意对计算机信息的管理，特别是带有保密性质的信息，不要泄密。

　　2)为单位办公人员提供办公场所，为在远程工作人员提供计算机等设备。

　　(8)临时办公桌模式。

　　管理办法：

　　1)事先了解使用临时办公桌模式的人员，保证有充足的办公位置。

　　2)加强对人员的管理，及时了解他们的去向，建立管理制度。

　　(9)项目团队工作模式。

　　目标、管理、结构、流程、一次性、不可复制特性

　　项目团队工作模式常用于项目的承包或临时性的工作。

　　管理办法：

　　1)选派优秀的主管，组织、管理、监控团队成员的工作，及时向领导沟通汇报。

　　2)选派优秀的员工，包括员工的工作经验、技术水平、协调能力等，更好地完成承包任务。

　　2.不同类型工作模式的优缺点

　　3.选择不同办公模式的方法

　　采用什么形式的办公模式，应根据本单位的工作性质由领导研究决定，并在实施前制定完整的规章制度和管理措施，发挥新的办公模式的特长，克服其弊端，为完成任务作出努力。

　　(1)认真分析现有工作模式存在的问题，如人工成本过高、工作期限过长、办公室面积过小等。

　　(2)综合分析不同办公模式各自的优缺点。

　　(3)确定新的办公模式。

　　(4)根据新的办公模式制定相应的规章制度。

　　(5)确定新的分配制度。

　　4.办公模式发生变化的原因

　　社会发展、信息技术的进步，导致办公模式发生变化的主要原因是：

　　(1)信息技术的快速发展

　　(2)支出少，又能优秀的完成任务。

　　(3)办公成本过高，以最小的投入获得最好的效益。

　　(4)交通状恶化

　　(5)人们思想观念的变化

　　(6)人们需要在时间上自主、灵活。

　　(7)人们希望最大限度自我实现。

　　(8)人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

　　5.选择不同办公模式的程序

　　以流程图形式来显示以下内容：

　　(1)找出问题，

　　(2)确定新型办公模式

　　(3)制定管理办法

　　(4)实施新模式

　　(5)检查实施结果

　　(6)完善新模式

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