2014年三级秘书资格办公环境管理复习：合理进行办公布局

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　　合理进行办公布局

　　办公空间定义：是一个组织开展正常经营活动所必需的，如何在适当面积的空间中获取组织的最大效益，是一个组织在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的。

　　1.办公室布局的类型

　　两种方法

　　(1)开放式布局。开放式布局就是将一个大的工作房间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

　　1)工作单元的摆设。开放式办公室中每个工作单元通常包括办公桌、椅子、电话、计算机。工作单元之间用屏风、挡板、书架、文件柜等隔开，达到吸收噪声、遮挡视线、区分不同岗位的目的。

　　2)开放式办公室的优点

　　①有利于沟通。

　　②有利于节省办公空间。据有关统计数据显示，开放式办公室布局设计所使用的面积比传统的固定的墙壁间隔的办公室面积可减少20%～30%;同时它的灵活性很大，当机构调整时，只需将工作单元的移动物体根据实际需要移动，便可确定工作单元的位置。

　　③有利于办公设备共享。办公的集中化，使办公设备共享性得以提高，大大节约了办公费用的开支，提高了办公效率。

　　3)开放式办公室的缺点

　　①难保机密。

　　②干扰较大。

　　③缺乏私人空间。

　　4)适用性 开放式办公室布局，以其突出的优点被国内外广泛采用，特别是一些规模较大的公司、集团、企业都采用这种布局模式。

　　(2)封闭式布局。 分割成小单元

　　1)封闭式办公室的摆放。

　　2)封闭式办公室的优点

　　①有利于安全、保密。可以根据工作需要，随时锁门，确保安全，不易泄密。

　　②有利于集中注意力。相对安静的工作环境，没有外界的打扰，易于员工集中注意力进行工作。

　　③有利于保护隐私。员工拥有相对独立的私人空间，有自己明确的办公室，不受领导们的监督。

　　3)封闭式办公室的缺点

　　①难以交流和沟通。部门之间、员工之间、管理者与员工之间难以得到及时的沟通，工作的协调也不够快捷方便。

　　②费用较高。非办公空间与占用率增大;办公资源和设备不能共享，需配备的数量增加，提高了行政费用的开支。

　　(3)混合式布局。混合式布局是在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干工作区域。

　　“扬长避短”，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了干扰，是目前较为科学合理的布局模式。这种布局虽然要投入相当的资金，但它的突出优点还是被许多企业广泛采用。

　　2.选择不同形式办公布局的方法

　　不同形式的办公布局都有其优点和不足，要根据组织的工作性质、规模选择适合能

　　办公室布局形式。

　　(1)组织的工作性质。例：接待大厅安排在离门较近的区域，领导办公室一般不安排在大门旁。

　　(2)员工的人数。员工人数多，需要的办公面积大。

　　例：办公室采用开放布局，可相对节约面积，节省办公空间，费用可减少。

　　(3)工作和保密的需要。开放式办公布局不利于保密，

　　例：财务室、档案室不适于采用，而应设计为封闭式办公布局。

　　(4)工作的相关度。要点：将业务相关的部门安排在相邻位置。

　　(5)符合安全要求。要点：走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通符合安全要求，并安排一定比例的公用区域。

　　(6)方便灵活。 要点：根据组织机构变化，随时组合成需要的办公空间，方便灵活。

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