2014年三级秘书资格档案利用复习：档案利用的含义

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　　档案利用的含义

　　档案利用是档案工作的最终目的。档案利用工作是开发档案信息资源和直接提供档案，满足利用者对档案需求的工作。

　　档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案两个概念，这是两个密切联系而又不同的概念。

　　从两者联系来看：

　　一是两者的工作对象相同，都是档案。

　　二是两者的需求相同，都是对档案信息进行开发利用。

　　从两者的区别来看：

　　一是两者的主体不同，“利用档案”是指利用者为了研究和解决各种问题而利用档案，其主体是档案信息需求者;“提供档案利用”是指档案部门为了满足利用者的需求而向利用者提供档案材料的服务工作，其主体是档案工作者;

　　二是两者的目的不同，利用者利用档案是为自己的某一特定目标，研究某一方面的档案;档案工作者是根据利用者的要求或者预测利用者的未来要求，开发若干方面的档案信息。

　　总的说来，有了利用档案的需要，才有档案利用工作，有了档案利用工作才能实现利用档案。档案利用工作是利用档案的条件，利用档案是档案利用工作的内容，只有两者结合才能充分发挥档案的作用。作为秘书，正确区分以上两个概念，能够明确自己的工作任务和范围，积极主动地做好档案信息的利用与服务工作。

　　档案利用工作从利用者对档案利用的方式来看，可以分为直接利用工作和间接利用工作。

　　所谓档案直接利用工作就是档案工作人员通过阅览、外借、复制、咨询、档案证明等服务方式，直接向利用者提供档案，满足利用需要的工作。档案直接提供利用是最常用的利用方法，这种方法充分体现档案原始记录性的特点，提供信息最直接，而且查找利用迅速、准确、方便。

　　档案信息的间接利用工作就是档案工作人员通过整理、汇集、编写等方式，对现存档案信息进行开发，编辑成各种专门参考资料，向利用者提供完整、系统、精练的二次信息或者三次信息的工作。档案间接提供利用是秘书人员积极、主动提供档案信息的一种方法，这种方法具有档案信息开发的前瞻性、全面性、科学性的特点，免去利用者查阅、摘录档案内容环节，特别有利于利用者的深层调查研究工作，秘书应加强这方面的工作。

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