2014年三级秘书资格档案利用复习:档案利用的要求
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提供档案利用的要求
(1)依法开展利用工作。依照有关的法律规定开展档案利用工作,是档案提供利用的要求之一。这就要求秘书人员在为利用者提供档案时要有法律意识,遵照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律正确把握档案开放的范围、档案利用的范围、档案利用的期限、档案利用的条件等,既要注意最大限度地满足利用者的需求,又要保障本单位的利益不受损害,使档案利用工作在相关法规的规范和监督下健康地发展。
(2)主动、及时开展利用工作。档案利用工作的实质是为利用者提供档案信息来体现自身的价值,为利用者提供服务并最终服务于本单位工作。因此,秘书人员要树立服务意识,通过各种服务活动和服务措施,实现档案的价值。秘书人员要熟悉和掌握档案利用工作的特点和规律,为档案利用者着想,主动、及时地做好档案利用服务。
(3)不断完善档案服务方式和手段。开发利用档案信息资源,为单位各部门及人员提供服务,也是秘书进行档案管理活动的出发点和根本目的。在提供档案服务方面,需要不断完善档案服务方式的手段,如可充分利用互联网搞好服务,利用档案为基层职员服务,利用公开的现行文件服务,拍摄档案文献专题片,开展档案中介服务,合作开发档案信息资源等。
(4)掌握本单位近期的重点工作、重大活动,据此开展档案利用工作。秘书人员管理的档案不是死的,而是活的,除了常规的档案服务外,还应该掌握单位近期的重点工作和重大活动,提供相应的档案。如单位召开的五周年、十周年庆典活动,单位近期的商务洽谈活动,单位近期的招投标活动,都可以调阅以前的、相关的档案文件,为这些工作的顺利进行提供必要的信息服务。
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