2014年三级秘书资格档案利用复习：档案利用的工作程序

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　　档案利用的工作程序

　　【操作流程】

　　熟悉库藏----分析利用需求----选择档案利用方式----获取档案---提供档案

　　【操作步骤】

　　步骤1熟悉库藏

　　只有熟悉库藏才能准确解答利用者提出的问题，提高利用工作的质量和效率。熟悉库藏包括了解档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。

　　步骤2分析利用需求

　　档案价值是由档案自身和档案需求者两方面的因素决定的。档案利用服务是联系这两个因素的纽带，因而也是实现档案价值的基本途径。档案用户需求，决定着档案开发利用的活动规律，影响提供利用服务方式方法的选择。所以，秘书人员在熟悉档案的基础上，还应了解档案需求者的需求特点，以便提高服务的主动性、针对性和及时性。

　　(1)满足决策人员对档案的需求。决策人员是档案部门利用服务的主要对象，满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面要求：

　　1)在提供档案信息的性质和范围方面，决策人员要求利用综合性的、可靠的、涉及面比较广泛的档案材料。档案需求者中越是高层的管理者，其考虑问题越全面，决策越关键，越需要提供经过加工的概括性、综合性强的高层次信息。

　　2)在提供档案信息内容方面，决策人员关注两方面的内容：一是政策性文件和分析论证材料;二是历史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等。如：本单位的机构沿革，工作或经营活动方面的历史情况和统计数据;有关本单位工作业务的国家和地方、上级部门的法律、法规、行政规章;有关某方面工作成功和失败的典型案例分析;国内外同行业的情报材料等。

　　3)在提供时间和方式方面，有特殊要求。决策人员希望用较少的时间了解较多信息内容，经过加工、汇集且信息密集度高的材料受欢迎。此外决策人员很少有时间亲自到档案部门查阅，利用过程常常是委托进行，在服务方式上最好做到主动上门服务。

　　(2)满足基层管理者对档案的需求。基层管理者主要从事具体的业务管理、事务工作。不同性质、不同规模的组织机构，其具体的基层管理工作存在着一定的差别，一般包括生产、财务、人事、行政、销售等部门所进行的业务、事务活动。满足其对档案的利用需求主要体现在以下几方面：

　　1)在提供档案信息的性质方面，要提供具体、详尽、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。秘书人员应编制详细的检索工具，以方便查询。

　　2)在提供档案信息的内容方面往往需要提供关于管理对象的有关信息，范围相对固定，如行政管理人员经常利用文书档案，会计人员经常利用会计档案，销售人员经常利用销售档案等。

　　3)在提供信息的范围方面，主要是单位内部信息，且其利用需求比较有规律。

　　(3)满足单位内部科研人员对档案的需求。满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面要求：

　　1)在提供信息的范围方面，其利用需求比较稳定，通常表现为对某一个或多个相关主题的档案信息的需求。

　　2)在满足其利用信息的形式方面，科研人员更愿意利用原始材料。

　　3)对查全率要求比较高，要求提供关于某一专题的完整、准确、系统的成套材料。 4)在利用时间上，相对宽松。科研人员对某一课题的研究，往往需要相当长一段时间，因此对档案的需求不像决策人员那样迫切。

　　(4)满足工程技术人员对档案的需求。工程技术人员进行应用技术的研究，从事具体的工程、产品和其他科技任务的设计、施工、生产或管理、操作、维修等工作，属于具体的生产技术和生产工艺性质的活动。满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面

　　要求：

　　1)在提供档案信息的性质方面，要提供针对性强和内容具体的信息材料，如查用某个具体的图形、数据和报表等。

　　2)在提供档案信息的内容方面，较注重专利文献和标准化材料，需要同类课题、同类项目或同行业的最新信息。

　　3)在提供时间方面，要求迅速及时。

　　步骤3选择档案利用方式

　　档案提供利用的方式主要有阅览室提供利用、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、提供咨询服务、印发档案目录和举办档案展览七种方式，可根据利用者的需求特点，提供档案原件、复制件或档案参考资料或提供其他服务。

　　步骤4获取档案

　　通过各种档案利用方式获取档案原件、档案复制品和其他档案信息加工品。

　　步骤5提供档案

　　及时、主动向利用者提供获得的各种形式和内容的档案。

　　【注意事项】

　　利用工作是档案工作的根本目的和中心任务，对档案工作的发展有决定性影响。开展档案利用工作必须熟悉档案的内容成分，了解业务活动及业务流程;掌握利用者的档案需求，重视对档案的筛选、综合、归纳和提炼;根据不同利用者的权限，通过档案咨询和接待等服务，把档案提供给利用者，充分满足其利用需求，发挥档案的作用。

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