2014年三级秘书资格档案利用复习：档案利用服务的方式

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　　档案利用服务的方式

　　【示例分析】

　　1999年10月，美国俄亥俄州STE水产品生产公司来到中国山东青岛市，希望能够寻找到合资伙伴，在青岛选址办厂，开一家分公司。STE公司的总经理张万水是美籍华人，他非常希望借此机会为祖国的经济发展尽一份力。经过半年的调研和市场分析，张总选择了朋友介绍的青岛远东海洋公司作为合作对象，这家公司的总经理邢先生非常愿意和STE公司合作，对此也很重视。

　　2000年夏天，正是水产品销售的旺季，STE公司和远东海洋公司达成协议，共同签订了加工海鲜食品的合同，采用的是STE公司的科研成果，在中方企业进行生产运营。这种产品在欧美国家很受欢迎，他们相信一定能打开中国市场。

　　张总和邢总都对此合作非常满意，并期待以后进一步合作。合同签订后，邢总向张总全面介绍了中方公司在这些年所取得的成就，并展示了公司的产品。张总品尝了其中的一些产品，频频点头，并对其中一种很不起眼的鱿鱼丝赞不绝口。张总问陪同邢总的秘书于小菲是如何加工出这种味道的，小于含糊地介绍说这种食品上市没多久，销售量也不高。张总表示，这种食品味道非常好，但不知道其制造原料以及制造工序是否科学合理，因为如果产品里含有不健康的成分，味道再好也不能占领市场。如果卫生、质量没有什么问题的话，这个产品一定能够占领国内市场，打开国外市场也只是时间问题。小于留心听着，问道：“怎样才能证明这个食品健康合格呢?”“拿着配方和加工过程的文件到食品卫生部门验证，一定要拿原始配方!就是这种产品的档案!”小于将张总的话牢记于心。

　　参观结束后，小于在档案室调出了那批鱿鱼丝产品的原始配方和加工过程的档案，拿到卫生部门验证，结果是令人满意的。这种鱿鱼丝配方符合卫生要求，没有对人体有害的物质。但是在加工过程当中应加强卫生管理，才能确保万无一失。小于将检测结果带回公司，公司决定加大力度推广该产品，’并制订了营销计划，打算半年占领国内市场。另外，他们又同STE联系，告知此产品已通过检验，质量没有任何问题，可以考虑拓展国外市场。张总看到检验报告之后，接受了请求，表示愿意为开拓国际市场出谋划策。就这样，一份食品档案帮助中方公司取得了更大的利润，也赢得了更广阔的发展空间。

　　【点评】提供档案利用是档案工作的目的和出发点。档案价值的实现，关键在于积极、主动、及时地提供利用。于小菲将保管的档案及时地提供利用，发挥了档案的作用，使档案的价值得以实现，也使得企业的工作能够顺利、及时地开展，为企业赢得了相应的利润。因此，秘书应在做好档案整理工作的前提下，及时开展档案服务，为各项工作提供充分的依据和参考。

　　档案提供利用是实现档案价值的重要手段。要使档案更好地发挥作用，满足单位领导和各部门的需要，秘书人员要通过多种途径、采取各种方式开展提供利用工作，以发挥档案的作用。档案利用工作一般有几下几种：

　　1.开设阅览室提供利用

　　设立阅览室供利用者查阅档案，是档案利用工作最主要的方式，其特点是利用者直接到档案室阅览，工作人员根据利用者的要求向其提供档案材料。利用阅览室查阅档案原件或摘抄有关内容，可随时归还。这种方式可以减少档案原件外借次数，既有利于档案的保护，特别是珍贵的档案，又可扩大利用范围，缩短利用周期，提高档案的利用率。阅览室的环境要求明亮、宽敞、安静、清洁、舒适和方便。档案室一般设置服务台、阅览桌、布告栏、文件柜等设施。阅览室以无抽屉为宜，以便于管理人员进行必要的监督。另外，为方便查找，档案室还须配备必要的检索工具，以提高查找档案的效率。在科技单位里，还可以有条件地实行内部开架阅览。开架阅览的档案一般是科技档案副本，且开架的科技档案应是非密级档案或密级程度较低的档案。

　　对提供阅览服务的要求是：

　　第一， 档案工作人员对阅览者要热情接待，服务周到，为阅览者创造一个舒适的环境。

　　第二， 要建立相应的阅览制度，如阅览室接待对象和入室的手续，档案材料的借阅范围，批准权限、借阅档案登记和归还时的交接手续，阅览者须知，阅览室的开放时间等。总之，要力求阅览室服务规范化，保证阅览过程中档案的完整与安全。

　　2.档案外借

　　档案外借服务是指档案利用者将档案原件借出档案部门使用。档案一般不外借，如工作需要外借时，必须严格依据借阅制度办理借阅手续。凡借阅的单位或个人，必须保证档案的完整与安全，不得擅自拆散或变更次序，不得转借、转抄、损坏、遗失、调换和污损，不得自行摄影、复印，并且必须按期归还。档案人员应加强监督和检查。

　　档案外借有两种情况：

　　一是暂时借用。期限不宜太长，根据实际需要，确定借用时间，用后即还。

　　二是长期借用。本机关部分业务部门(如财务、人事等或异地分设的机关)因日常工作需要，可长期(1～3年)借用本部门业务工作方面的案卷。这是为了方便业务部门的工作，解决归档与利用的矛盾，促进集中统一管理。档案人员应经常指导、检查长期外借档案的管理情况，发现问题及时解决。

　　3.制发档案复制本

　　制发档案复制本又称复制供应，是指根据档案原件制成各种复制本进行利用。根据档案的不同用途和不同利用范围，分为原件副本、摘录副本两种。所谓原件副本，是指反映档案原件全貌的复制本。所谓摘录副本，是指仅反映档案原件某一部分的复制本。档案部门可用手抄、打字、印刷、照相、摄影和静电复印等方法制成复制本;还可以利用重份文件，将主管上下级业务部门或本机关的发文装订成册，实行几套制，分发给各有关部门存用，提高档案的利用率。另外，制发复制本既可以扩大利用范围，减轻档案人员负担，又可以减少对原件的磨损，有利于延长档案的寿命。为了保证档案的安全，应对档案复制本制发范围和批准权限作严格的管理规定。

　　4.制发档案证明

　　档案证明是根据利用者的申请，为证实某种事实(如审理案件、工龄、学历、职称、财产证明等)在所保存档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。制发档案证明不仅针对本单位各部门或个人，而且往往要满足其他机关、团体、企业事业单位和公民个人对档案证明的需要。档案人员制发档案证明，应根据申请人的书面申请出具。档案人员要认真审查制发档案证明申请单，并要求申请者认真填写，其内容包括申请发给档案证明的目的，所要证明的事项或事实及其发生的时间、地点，申请者的单位、证件名称等。证件连同申请单一起报请有关领导或有关部门审批。档案证明应对有关材料进行客观、如实地叙述或摘录，起关键性作用的内容应与原件的字、句甚至标点相吻合，要注明依据材料的出处，文字表述要准确、明了，不对档案内容进行解释。档案证明必须根据档案正本或可靠的副本来编写。档案证明必须加盖公章才能生效。

　　5.提供咨询服务

　　咨询服务是指档案人员以室藏档案为根据，运用相关的业务知识和专业技术知识，通过口头(包括电话)或书面形式，对利用者提出的问题进行解答，或指导其获得有关某方面档案的线索。开展咨询服务，既是一种直接为利用者服务的途径，文是一种宣传档案工作、传播档案知识和开发档案信息资源的方法。若单位及工作人员因工作忙或其他原因不能到档案室来查阅档案，档案人员应根据其提供的线索，分析、研究所需要的档案材料，并主动将有关档案送到领导和业务人员手中，或通过通信手段向利用者告知其所需的档案内容，以节约利用者的时间，提高利用效率。档案咨询的类型有：一般性咨询、专f丁性咨询，事实性咨询、知识性咨询，专题研究性咨询、情报性咨询。

　　6.印发档案目录

　　印发档案目录是指将档案目录印制分发到各有关部门，包括内部印发(向内部各机构和下属单位印发)和外部交流两种。其目的是为了交流情况，互通信息。

　　7.举办档案展览

　　档案展览是指根据需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料，发挥档案的宣传教育作用。举办档案展览是开展档案利用工作、发挥档案效益的另一种方式。举办档案展览，要体现科学性、业务性和艺术性，达到广泛、深刻、生动的影响效果，参展档案，一般使用复制件，必须展出原件时，应陈列于柜中或采取其他保护措施，确保档案不受损坏。

　　各单位部门根据工作需要，有计划、有目的地举办档案展览时，要注意以下问题：一是展览的目的要明确，如介绍室藏档案的主要内容、成分，配合近期单位的中心工作(如庆祝活动等)搞专题介绍，展示利用档案的社会和经济效益等。二是展览的选题针对性要强，规模大小根据实际需要确定，一般以容易组织、见效快的小型展览为好。三是展览的选材要多样化，力求做到图文并茂，生动活泼。

　　举办展览的步骤是：一要选好展览主题，然后精心选取和组织材料;二是要对入选档案合理分类，编写前言、各部分标题、提要和介绍，并在不涂写档案的原则下，对其陈列内容做必要的艺术加工;三是对参展原件(一般情况下用复制件)做好保护工作。

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