2014年三级秘书资格档案参考资料复习：档案参考资料的类型

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　　档案参考资料的类型

　　【示例分析】

　　天地公司是一家中型高科技公司，公司自成立以来，在产品研发和质量服务上一直有较好的市场表现。一转眼，公司已经八岁了，为了庆祝公司成立八周年，同时利用这次机会扩大公司的影响，并引进海外资金的战略投资，公司决定在中关村科技大厦举办一个公司成果展览，进行企业产品宣传、展示，并借此机会提升企业形象。为了成功举办此次庆祝活动，秘书于小菲同其他公司人员对公司以往的资料进行了详细的收集、选择、编写和校核，在此基础上编写了公司的大事记、组织机构沿革、公司科技成果简介等多种参考资料，并配以图片展示和文字介绍。这次的庆祝活动很成功，不仅公司的形象和品牌得到了展示和宣传，而且还得到了海外某风险投资公司的青睐，准备对其进行投资和海外包装上市。庆祝会后，公司老总表扬了编写公司大量参考资料的秘书于小菲。

　　【点评】大事记、组织机构沿革及科技成果简介等是根据档案内容编写的书面参考材料，是向利用者系统介绍单位成长、发展及其取得的科技成果的一种档案参考资料。编写各种档案参考资料，是一种主动、系统、广泛开展档案利用服务的方式，可以节省利用者查找档案的时间，为现实工作提供参考，发挥档案在各项工作中的作用，实现档案信息资源的共享。

　　档案参考资料的类型主要有以下几类：

　　1.大事记

　　大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。它可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性，是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。

　　需要秘书人员编写的大事记主要是持续反映本单位情况的大事记。编写大事记应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重事实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实;第二，大事突出，要事不漏，小事不要;第三，系统条理，简明扼要。

　　大事记的内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。

　　(1)大事记述。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。如何选择和确定大事，要考虑如下三方面因素：一是要立足于本单位，突出本身活动。属于全国或其他较大范围内的大事，只有与本单位密切相关的大事才记，否则，不予记述。记述的目的在于说明大事的背景和由来。二是要根据本单位的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。一般情况下，反映主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。三是要体现本单位的特点，突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。

　　机关、企事业单位的大事、要事的主要内容有：重大的方针、政策、规章、制度的制定、贯彻和实施;重要会议的召开，重大活动的举行;行政区划和地名的变更，体制的改变，机构的设立、撤销、合并及其主要领导人的任免;经济建设、文化建设、科学技术的重大变革和成就，以及重大公共设施的建设;重大灾害、重大事故、重大案件、重要的外事、外贸活动，以及名胜古迹的修复、保护等。

　　(2)大事时间。它是大事记的主要组成部分之一。大事时间，一般要求记载准确的日期，不用或少用“最近”“近日”“月初”“上旬”等不确定的日期。而且，对每件大事均须写明某年、某月、某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。对某些大事时间的记述，甚至要写明确切的时、分、秒。对档案中没有注明时间或者时间不准确的事件，须进行多方面考证，力求写明确切的时间;确切的时间考证不出时，也可注明接近的时间或时限;对一时拿不准的时间，则可留待以后查证补充。大事记的条款，要严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清附于月末，月份不清附于年末。

　　2.组织沿革，

　　组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或者图表形式，系统地记述和反映一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。组织沿革着重记述和反映一个单位自身在组织系统方面的有关情况，如机关的成立、合并、撤销、复建的情况，机关人员编制和内部组织机构的设置情况等。组织沿革以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为目的。

　　组织沿革的内容一般包括：单位(系统)概况、机构名称改变、办公地址迁移、机构变动时间、隶属关系、性质与任务、职权范围、领导人员的任免与变动、编制扩大与缩小、内部机构设置、负责人姓名及变化等方面的情况。编写组织机构沿革，便于单位内部人员了解本单位的发展演变情况，尤其便于单位新人加深对本单位的了解，也可用于社会公众查考和研究本单位的基本情况和演变情况，对单位的宣传和开展工作方面有一定的查考和利用价值。编写组织沿革可采用文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。秘书人员在编写组织沿革时，要以便于人们查考和研究本单位的基本情况和演变情况为出发点，收集资料开展编写工作。

　　组织沿革的编写体例可采用以下四种方法：

　　(1)编年法。即按事情发生的年代顺序逐年列出某单位的机构设置(包括内部组织机构)及变化情况进行编写。

　　(2)阶段法。即根据单位(系统)发展史上的重大变化，自然地分为若干阶段，然后在每一阶段内划分为若干系列进行编写的方法。

　　(3)系列法。即以组织机构为主线，对每一组织机构主要负责人沿袭变化的始末进行系列编写的方法。

　　(4)问题法。即通过对机关自身组织体系发展演变历史进行深入系统的研究，抓住主要问题，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为若干问题，然后再逐个加以记述。另外，编写组织沿革可采用文字叙述与表格相结合的形式。宜用文字叙述的就用文字，宜用表格形式的就用表格。这样既能减少篇幅，又条理清楚，便于查阅。

　　3.统计数字汇集

　　统计数字汇集，是反映一个单位、系统或某方面基本情况的数字材料。一个单位在工作中会产生各种各样的数字，一组完整的数字往往能如实反映一个单位某一项工作活动的实际情况，是人们开展工作、制订计划、总结经验、进行研究的重要依据。但由于各种数据大多分散在各种统计报表、总结报告及其他档案文件中，利用、查找起来很不方便，而且分散的数字也难以说明某一具体问题。编制统计数字汇集的目的就是把档案中各种分散的、不系统的数字集中起来，加以整理和分类，使之能够完整、准确地反映单位的真实情况。

　　统计数字汇集从内容上分为综合性和专题性两种。综合性统计数字汇集是记载和反映一个单位、系统各方面情况的资料，内容广泛，项目较多，篇幅较大。专题性统计数字汇集主要记载某个单位或系统某方面情况的资料，它所汇集的数字主要反映某一项工作活动的发生、发展、规模、变化和结果等情况。

　　4.会议简介

　　会议简介是简明扼要地记述会议基本情况的文字材料。开会是政府机关、企事业单位解决问题的一种方式。办会是秘书人员的主要工作之一。机关及企事业在开会之前，尤其是一些重要会议和大型会议，经常需要查询会议的档案材料。筹备一个会议之前，先行查阅以往有关会议的档案材料，许多程式性的内容可以延用旧例，有事半功倍之效。

　　会议简介的主要内容包括会议届次，会议时间、地点，主持人，参加人(代表名额、分配情况、列席范围)，会议议程，讨论与会议决策事项以及选举结果等。

　　5.科技成果简介

　　科技成果简介，是指扼要摘录获得成果的科研设计项目的档案资料内容，汇集编印成册的一种参考资料。其内容一般包括：项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、经济效益、转让方式和费用等。

　　6.企业年鉴

　　企业年鉴，是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性参考资料。企业年鉴的特点是，利用年度的各种文字总结、数据报表、照片和说明文字等，记述和反映一个企业的综合发展状况，一般一年编制一个卷册，年年记录汇集，但又前后连贯。

　　编制企业年鉴还可以为后人了解企业的综合情况和数据、进行工作总结、预测未来、计划决策，以及进行科学研究和编史修志等提供比较系统和全面的档案材料。

　　7.企业史志

　　企业史志是依据企业档案信息编写的，记载企业发展历史和发展规律的史料性质的参考资料。从内容上划分，有就企业全部生产经营活动编写的综合性史志，也有针对某项专业活动撰写的专门性史志。企业史志史料性强，是以客观反映和系统阐述企业生产经营、科技工作及其各项管理的发展历史与发展规律为目的的，因此一般具有长远的利用价值。

　　8.科技简报

　　科技简报是连续报道科技档案信息的活页式参考资料。编写科技简报的目的是及时、定向地传递科技档案信息，为科技档案利用者提供服务。科技简报可分为定期与不定期两种。

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