2014年三级秘书资格档案参考资料复习：编写档案参考资料工作程序

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　　编写档案参考资料的工作程序

　　【操作流程】

　　确定编写档案参考资料种类----确定选题----收集档案资料----进行编写

　　【操作步骤】

　　步骤1 确定编写档案参考资料的种类

　　档案的参考资料的种类主要有大事记、组织沿革、统计数字汇集、会议简介、科技成果简介、企业年鉴、企业史志和科技简报八类，在编写档案参考资料之前，要熟悉八种参考资料的特点及编写目的，选定所要编写的参考资料的种类。

　　步骤2确定选题

　　确定编写档案资料的选题，是编写工作的重要一环。选题时须注意以下几点：

　　(1)从实际出发，紧紧围绕本单位的工作需要选题。重点放在反映本单位的主要职能活动和中心工作上，适当兼顾利于长远流传史料和服务社会之用。

　　(2)先易后难，急用先编。秘书人员在确定选题时，应考虑先易后难，从普遍适用的题目开始。如“重要会议简介”“××年大事记”等，取得经验后再逐步扩大选题范围和种类，编一些带研究性、综合性的参考资料。对工作急需的参考资料，秘书人员应作为优先选题，及时满足工作所需。

　　(3)兼顾不同利用者的不同要求。不同工作人员对档案参考资料的要求不同，一般说来，领导人对综合性、分析性的材料比较感兴趣，如法规文件汇编、综合性统计资料等。业务部门工作人员则对有关主管业务方面的资料感兴趣。如税收工作人员对税收政策和具体实施办法等资料感兴趣。秘书人员在选题时应尽可能考虑不同利用者的需要编制不同主题的参考资料。

　　步骤3收集档案材料

　　编写档案参考资料一定要获取大量的档案材料，在掌握丰富的档案材料的基础之上，选择准确、典型的材料。编写时要问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。

　　秘书人员编写参考资料时，材料主要来源于室藏档案。收集材料时，一般可先借助于档案室的案卷目录和其他检索工具(如案卷目录、人名索引等)，了解档案中哪些部分、哪些卷包括参考资料所需要的材料，然后把有关的案卷从库房里调出来进行阅读摘录。必要时也可以从书刊和人物专访中收集补充材料。

　　步骤4进行编写

　　档案参考资料不是简单的材料罗列和堆积，而是根据一定的目的和要求，对收集起来的大量分散的原始档案信息进行选择、甄别和价值鉴定，，按照各种档案参考资料的构成和形式进行编写，揭示相关档案的主要内容。编写过程中，如果需要节录原材料，需要经过一定的编辑加工。对选用的材料，其中的错字、别字等编写时要加以更正;对所选材料的内容，要持慎重态度，一般不作改动，如非改动不可，不可有损材料原意。

　　秘书人员在编写参考资料时重心不是议论，而主要是综合原始档案材料。需要为参考资料编写序言、目录、注释和指明材料的出处。

　　序言(或前言、导言、凡例、说明、编者的话)，用于说明编写参考资料的目的和用途，参考资料的材料来源和可靠程度，选择材料的原则和编写结构，以及在编写过程中发现和遇到的一些需要交代和说明的问题等，以便用户顺利地利用参考资料。

　　注解，主要是对参考资料中所提到的某些不易为人们了解的专门名词、人物或史实作必要的解释和补充，要力求少而精和言简意明。它的作用在于使利用者能更清楚地了解参考资料的内容。

　　材料出处，即注明所记史实的材料来源(标明卷宗号或年度、案卷目录号、案卷号及卷内文件页号)。其作用是便于利用者在需要深入研究重大史实的详细情况时，查找原始材料。并不是所有的参考资料都需要注明材料出处，这主要是看编写参考资料的目的和实际需要。

　　【注意事项】

　　(1)档案参考资料改变了档案原来的形式，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点，属于三次文献。

　　(2)档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料。

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