2014年五级秘书资格《会议管理》精讲:制作会议证件和指示标识

　　制作会议证件和指示标识

　　(一)相关知识

　　1.会议证件的作用

　　会议证件一般有以下4个作用：

　　(1)证明身份。

　　(2)保证会议安全，控制人员出入。

　　(3)统计到会人数。

　　(4)维持会议的程序。

　　会议证件的类型主要有以下几种：

　　(1)代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权、选举权。

　　(2)列席证：能够到会旁听，但无表决权。

　　(3)工作证：只证明是大会的工作人员，在会议期间出人行走有一定的限制。

　　(4)记者证：只发给新闻媒体有关的工作人员、记者，持记者证在有些工作区域出入受到限制。

　　(5)来宾证：表明是主办方邀请的嘉宾。

　　2.会议指示标识的类型

　　会议标识是指在会议的准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，并了解会场周围的环境，使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。

　　(1)标识牌(或指示牌)。中、大型会议事先应划好区域，。贴上标识牌，使与会者顺利入座，并能够很方便地找到签到处、贵宾室、饮水处、洗手间等。

　　(2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂，为了使参会的单位入场、退场井然有序，事先划出区域图，并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签，并标示于区域图上。

　　(3)名签与台签。在主席台和签到处等地方要摆放各种名签或台签，以标明人员的身份或办事机构的名称。

　　(二)工作程序

　　1.制作会议证件的程序

　　制作会议证件的程序为：设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片) →盖章确认。

　　召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，通常小型会议不必制发证件。

　　2.制作会议证件的注意事项

　　(1)重要的大中型会议，证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

　　(2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。

　　(3)证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。

　　(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片，其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。

　　(5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

　　(6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。

　　3.制作会议指示标识的方法

　　(1)会议主办者内部简易制作法

　　一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作。

　　(2)由专业性的会议承办机构制作

　　一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式，要用专业性的设计和制作，因此，需要请专门性的公司来完成此项工作。

　　(三)注意事项

　　1.会议证件的样式

　　会议证件的样式有很多，我们可以根据需要来选择。会议证件的样式主要有以下几种：

　　(1)粘性标签式的证件样式。这种证件比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留痕迹。

　　(2)系带的证件样式。这种证件比较经济、方便，但可能在衣服上晃动。

　　(3)有夹子的证件样式。这种证件成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。

　　(4)台签式的证件样式。这种证件是开会的时候放在桌子上使用的。

　　2.会议标识的样式

　　(1)会议主席台背板的样式

　　(2)会议签到处的指示标识样式

　　(3)会议报到处的标识样式

　　(四)相关链接

　　1.会议与会见、会谈的区别

　　会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士见身份较低者，或是主人见客人，一般称为会见。凡身份较低的认识见较高者，或是客人见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性3种。企业常用的会见主要是社交礼节性和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。

　　会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强。在企业中主要指商务谈判和业务会商。

　　会议与会见、会谈在对象、内容、功能、程序上存在明显区别：

　　(1)对象不同。会议可以是内部的也可以是涉及外部的。

　　而会见、会谈的对象一般是组织外部的，并与本组织有关的人员。

　　(2)内容不同。会见的内容礼节性、事务性较强;会谈的内容经济性、利益性较强。而会议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

　　(3)功能不同。会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。人们通过会议可以达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

　　2.会展的概念与类别

　　会展是经济行为的会议和展览，是既有市场性又有展示性的经济流通形式。在西方国家，会展英文简写为“MICE”，4个字母分别是公司业务会议(meeting)、奖励旅游(incentive travel program)、团体组织会议(convention)和展览(exhibition)4个英文单词的第一个字母组合。会展的两个组成部分的侧重是不同的：会议侧重于信息交流，可以是经济行为，也可以是政治、科技或文化行为;而展览侧重于产品展览和技术交流，主要是经济行为。

　　会展从性质上分有贸易性和消费性两种。

　　(1)贸易性展览

　　它是制造业、商业等行业举办的展览，其主要目的是洽谈贸易、推广技术和交流信息。贸易性的展览主要是对工商业开放。

　　(2)消费性展览

　　它的主要目的是展出消费晶，直接销售，是对公众开放的展览。

　　将两种性质的展览功能合二为一的展览称作综合性展览，经济越发达的国家和地区，对两种展览的功能分得越清晰。

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