2014年秘书四级知识点复习:准备会议资料用品

    特别推荐：2014年秘书资格考试网络辅导招生简章

　　(一)会议资料的类型和准备

　　1.会议资料的类型

　　(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

　　(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

　　(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

　　2.会议资料的准备

　　(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

　　(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

　　(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

　　(二)会议用品的类型和准备

　　1.会议用品的类型

　　(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

　　1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设

　　备，以及必要的安全设施等。

　　2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

　　(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。

　　2.会议用品的准备

　　(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

　　(2)检查好灯光、扩音设备。

　　(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

　　(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

　　(5)在每人座位前摆放纸笔。

　　(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

　　(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备;如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。

　　(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

　　(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

　　编辑推荐：

　　2013年下半年各地秘书资格成绩查询入口 2014年上半年各地秘书资格报名时间

　　历年秘书资格考试真题大汇总 免费在线模考

　　更多信息请访问：秘书资格频道 交流论坛