2014年秘书四级知识点复习:安排上司的差旅事务

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　　安排上司的差旅事务

　　(一)差旅前的准备工作

　　1.差旅准备的要求

　　(1)根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。

　　(2)准备订票时一定要查用最新的时刻表。

　　(3)订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。

　　(4)平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。

　　2.制定旅程计划表

　　作为秘书，在制定旅行计划、编制旅程表时应注意以下几方面：

　　(1)要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。

　　(2)了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定。

　　(3)制定旅程表时，向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具的运行情况、旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识;需要中转时，尽量选择衔接时间在2～4小时之间的班机，以免浪费时间。

　　(4)旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了;要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。

　　(二)安排上司差旅事务的工作程序

　　1.制定商务旅行计划

　　一份商务旅行计划至少应包括以下内容：

　　(1)出差的时间、启程及返回日期，接站安排。

　　(2)出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。

　　(3)会晤计划(人员、地点、日期和时间)。

　　(4)交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。

　　(5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。

　　(6)上司或接待人员的特别要求。

　　(7)上司旅行区域的天气状况。

　　(8)行程安排，约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题。

　　(9)差旅费用，现金、兑换外币、办理旅行支票。

　　(10)上司的住宅电话号码。

　　2.制作旅程表

　　一份周密的旅程表主要包括6项内容：(1)日期;(2)具体时间;(3)地点;(4)交通工具;(5)具体事项;(6)备注。

　　3.准备上司在不同场合的发言提纲

　　4.办理出国手续

　　(1)撰写出国申请

　　应包括：1)出国事由;2)出国路线(外国公司所在国名称);3)出国日程安排，包括出国时问，在国外活动的时间、地点、回国时间等;4)出国组团的人数。

　　(2)办理护照

　　1)携带有关证件。

　　2)因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关办理;因私出国人员的护照，由公安部授权的机关办理。

　　3)认真填写有关卡片和申请表。

　　4)拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字格上签名。

　　(3)办理签证

　　(4)协助办理《国际预防接种证书》(即“黄皮书”)

　　(5)协助办理出境登记卡

　　(6)订购机票(船票、车票)(7)办理保险

　　5.秘书在上司出行前应落实的工作内容

　　秘书在上司出行前应落实的工作内容包括：

　　(1)审查选定最佳旅程表;

　　(2)了解外汇信息，办理兑换外币;

　　(3)准备随身用品，包括服装、拖鞋、洗漱用品等;

　　(4)准备文件;

　　(5)准备相关证件;

　　(6)做好旅行安排;

　　(7)注意时差问题;

　　(8)收集所到国的背景资料。

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