2014年秘书资格五级会议管理复习:完成引导工作

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　　完成会议签到和引导工作

　　(一)相关知识

　　1.签到工作的内容

　　签到工作通常包括：迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。

　　2.会议签到的方式

　　(二)工作程序

　　1.签到工作的程序

　　(1)对负责会议签到的工作人员的选择。

　　(2)准备签到所需的签到笔、签到簿或签到卡的刷卡机等用品与设备。

　　(3)负责签到工作人员提前到达。

　　(4)迎接参会人员。

　　(5)向与会者介绍签到工作的内容。

　　(6)发放会议资料和票证。

　　2.引导与会人员就座的方法

　　作为会场门前的迎接引导人员应注意做到：

　　(1)陪伴重要来宾入场就座。

　　(2)为上司和来宾作介绍。

　　(3)帮助来宾领取姓名卡片并引领入座。

　　(4)回答来宾的询问要耐心热情。

　　(三)示例分析

　　初萌在天地公司主办的新产品推荐会接待中负责签到并发放会议资料和就餐券。上午集中来签到的人太多了，她只好自己把住签到表，让签到者自己去拿放在桌上的资料袋。一天下来，当她清点资料和餐券时，发现还有30名代表没来签到，而资料却只有20份了，就餐券也少了好几张。

　　点评：在安排签到中的几项工作同时进行时，秘书应把签到表做得更详细些，如果在签到表中设上“资料领取”、“餐券领取”这两项，就可以同时完成发放资料和餐券的工作，也就不会出差错了。

　　(四)注意事项

　　1.会议签到的要求

　　(1)准备会议签到的用具要方便、好用、充足。

　　(2)负责会议签到的工作人员要提前到岗。

　　(3)签到处的位置要易找，并标示清楚。

　　(4)签到工作要耐心细致，热情周到。

　　2.对会议引导人员的要求

　　会议引导人员应训练有素，热情周到。基本要求有：

　　(1)事先要准备好签到用的登记簿、签字笔等签到用品，必要时要事先准备好嘉宾留言簿。

　　(2)负责签到的人员要提前到岗，使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉。

　　(3)参与人数较多的会议，应注意选择签到的方式，避免在会场门口出现拥挤、混乱的局面。

　　(4)人数较少的小型会议，可由秘书按照事先确定的到会人员名单，逐一进行签到，来一人划一人，以便迅速掌握到会者的状况。

　　(5)及时准确地统计出到会者的人数，会议主持者往往在会议即将开始之前，需掌握到会和缺席人员名单。

　　(6)大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用，与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口，有关数据即传人会议组织中心

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