2014年秘书资格五级会议管理复习:清退会议文件资料

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　　清退会议文件资料的基本要求

　　(一)相关知识

　　会议文件资料的清退，是指与会人员在会议结束时，根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。确定会议文件资料的收集范围，会议文件资料清退时，首先要统一制发清退文件资料的目录，避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。核对无误后装封交回保存部门。

　　1.会议文件资料清退的程序

　　(1)向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出清退文件资料建议。

　　(2)待会议主席团或会议主持人批准后，下发收退文件资料目录，并做必要的解释工作。

　　(3)会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。

　　2.会议文件资料清退的方法

　　(1)小型内部会议文件资料清退的方法

　　(2)大中型会议文件资料的清退方法

　　(二)示例分析

　　清退会议文件。会议结束5天后，会议秘书处问秘书初萌，询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还。

　　初萌放下电话，翻查了所有的文件，却无论如何找不到这份文件档案。再打开自己的文件清退登记簿，也是只有借阅记录而没有归还记录。初萌回忆了一下当时的情景，那几天自己事情较多，印象里是将所有的该归还的文件都交回了，这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了。

　　点评：为避免发生类似文件丢失的情况，秘书对于清退的会议文件资料一定要在会议结束时及时清退。召开会议时所需的文件资料需要收回的，首先要确定收集的范围，注意清退的程序和方法。需要统一制发清退文件资料的目录，规定清退时限，必要时对有关人员作一些解释，避免只要求部分与会人员退回文件资料而引发不愉快。在市场竞争激烈的情况下，更要时刻注意文件资料的清退工作。秘书要有保密意识，在各个环节上毫不松懈。

　　(三)工作程序

　　文件资料清退的基本程序为：确定清退文件资料的范围→列示清退目录→按期收集→整理、捆扎清退的文件资料→填写“文件清退登记表”→核点文件资料→查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告。

　　会议文件资料需要清退的，应及时办好清退手续，如数收回，妥善处理。凡由秘书处、档案室或机要室分发的文件材料均需要清退。开具文件资料的清退目录发给有关人员，限期清退。对于会议文件资料要加以核对清点，如发现文件资料丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(四)注意事项

　　在清退会议文件资料时，秘书需要注意：

　　(1)统一印制清退文件资料的目录。

　　(2)分清清退文件资料和不清退文件资料的范围。

　　(3)避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。

　　(4)清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交接双方清点无误并签字后留存。

　　(5)文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的进行登记，经分管领导批准后，由两人以上送到指定地点销毁。

　　(五)相关链接

　　日常文件资料的清退方法

　　(1)依据《文献保密等级代码》的规定，文件的机密程度可分为公开、国内、内部。秘密、机密、绝密6个级别。归档文件的整理原则是，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　(2)公司日常文件资料的清退方法

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