2014年秘书资格五级事务管理复习:协助完成其他事务工作

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　　协助完成其他事务工作

　　(一)相关知识

　　秘书要明确自己的职责中应该协助他人做一些简单的事务性工作，这些工作看来简单，但能处理适宜，不耽误时间，让他人满意，是需要秘书在实践中总结提高的。

　　1.事务工作的重要性

　　简单的事务性工作仍很重要，不能掉以轻心。秘书每天做的许多事务性工作看起来简单，但马马虎虎、不认真对待，将会造成大问题。例如，预订会议室工作没有认真对待，同一时间，两个不同会议的人都进了会议室，将对企业的时效带来很大的影响;又如，为同事印制名片不认真校对，词或字错误，又将给企业或同事带来影响。所以，秘书要逐步体会“平凡工作有伟大”这句话的意义。

　　2.协调工作的基本原则

　　在做预订工作时，如果出现双方或多方在时间要求上的矛盾，协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调也力求安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情，要服务好所有的部门和人员，一次未协调好，要再次协调。协调中要认真听取对方的意见，尽自己的最大力量协调安排，让大家满意。

　　(二)示例分析

　　周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。

　　(1)给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约见的事宜。

　　(2)为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份(8人，每份10页)及会议日程表。

　　(3)向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。

　　(4)复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。

　　(5)拆封、分类和传递今天收到的邮件。

　　(6)布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡。

　　(7)为上司预订周末去天津的火车票(北京出发)。

　　(8)将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。

　　(9)在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。

　　点评：秘书工作无小事，对每一项事务性工作秘书都要重视并认真完成。从本案例中我们可以看出秘书小周这一天的工作多而杂，但每一件工作都体现出秘书工作的辅助性和服务性，这就决定了秘书人员在日常工作中工作态度必须踏实认真，工作作风必须热情谨慎。

　　(三)工作程序

　　1.协助同事印制名片

　　秘书应协助需要印制名片的同事统一对外联络印制名片。

　　秘书收下对方的名片样张，应问清对方需要的时间，能够集中印制的一起提交印刷单位，同时秘书应负责校对和按时将成品送交需求者。

　　2.协助预订桶装饮用水

　　秘书应负责对外联络桶装饮用水的供应，平时要了解各部门用水隋况，在需要时，做好提前订购，保障供水。

　　3.协助做好考勤工作

　　协助组织入口处的出勤登记或打卡工作，这要求秘书提前到岗，并坚守岗位。

　　按照组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。例如有的单位要求午餐时问秘书要倒班用餐，以保证电话接应和对访客的接待。

　　不同的组织根据自己的经营情况，还会有其他一些事务工作交给秘书处理，秘书对上司交办的所有工作都要认真对待，把它列为自己的职责，并有效完成。

　　(四)相关链接

　　断腿的“看门人”

　　德国是制作啤酒的强国，有制造啤酒的先进技术。日本一个企业对德国某品牌啤酒的酿造技术早已垂涎三尺。

　　这家德国啤酒厂的老板每天乘坐轿车进出工厂大门。有一天，当老板的轿车驶过来时，一个日本人装成突然跌倒的样子，将自己的一条腿伸到车轮下，结果腿被压断了。当时德国有一条法律，车祸肇事者要坐牢。这位老板为了不把车祸声张出去，便将日本人送进医院抢救。他十分抱歉地说：“很对不起，你客居异乡，今后打算怎么办?”这位日本人却说：“没关系，等我的腿伤完全好了之后，你就让我看大门好了。”就这样，他在那家啤酒厂看了三年的大门，将啤酒厂内的生产流程、工艺配方等一一了解透彻后回到了日本。

　　几年后，这家德国啤酒商发现日本人不再购买他的啤酒了，而且他在东南亚的市场也逐渐失去。当他到日本拜访他的同行时，才发现这位日本老板正是被他压断了腿的“看门人”。

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