2014年秘书资格五级事务管理复习:正确处理邮件

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　　正确处理邮件

　　(一)相关知识

　　1.传阅邮件的要求

　　秘书要及时分送需传阅的邮件，要明确传阅的范围，只传阅给需要阅读的人看，还要做好登记工作。

　　2.寄发邮件的要求

　　秘书寄发邮件前，要仔细检查寄发的邮件是否完整，要了解邮政部门的相关规定，还要确认所发邮件的准确性。

　　3.企业保密工作的内容和范围

　　企业的保密工作就是要保守企业的秘密。防止由于失密、泄密和窃密现象的发生而给企业带来损失和消极影响，这是企业每个员工的义务和责任。凡是丢失涉及保密内容的物品，无论是否找到，均视为失密;凡是把秘密事项透漏给不应知密的人员，称为泄密;凡是采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖企业秘密的叫窃密。

　　企业保密物品的秘密等级，应按照《中华人民共和国保密法》的原则，根据其一旦泄密将给企业造成损失的程度自主确定。

　　任何秘密物品的保密都是有期限的。对已经超过保密期限的，要及时进行解密，使其成为公共信息。

　　企业保密工作的具体内容应包括：

　　(1)上级下发和本单位形成的具有机密内容的文件、电报、资料、图纸、图片、内部刊物、录音带、录像带等。

　　(2)董事会会议、党委会议和经理办公会议记录，具有机密内容的各种会议文件。

　　(3)组织人事部门对人员的考核材料。

　　(4)专利技术、工艺和配方、技术诀窍、发明创造和科研成果。

　　(5)机构设立、变更、产权流动、资产重组的相关资料。

　　(6)人事档案、科技档案和涉及机密的文书档案。

　　(7)各种公章、印信、证件等。

　　(8)重要的客户资料、产品研发和市场开发计划以及重要的财务数据等。

　　4.保密工作的制度内容

　　企业秘密是企业的生命，直接关系到企业的经济效益，关系到企业的盛衰兴亡。随着市场竞争的不断加剧，企业之间的信息战、情报战也在不断升级。有的企业由于不注意保密工作，被竞争对手挖走关键人才和核心机密，而导致在竞争中失利乃至破产。这样的事例比比皆是。我国的著名传统产品景泰蓝和宣纸的制造工艺被外国人窃走，就给国家带来了巨大的经济损失。因此，加强保密工作，防止失密、泄密和被窃密事件的发生，是办公室和秘书人员的一项时刻不可粗心大意的重要工作。

　　《中华人民共和国保密法》把国家秘密分为绝密、机密、秘密3个等级。

　　“绝密”是最重要的国家机密，一旦泄露出去会使国家安全和利益受到特别严重的损害;“机密”是重要的国家机密，一旦泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重的损害;“秘密”是指一般的国家机密，一旦泄露出去会使国家安全和利益遭受到损害。

　　5.保密工作的方针和原则

　　《中华人民共和国保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”根据这一指导思想，商务秘书的保密工作要坚持以下原则：

　　(1)积极防范

　　要把保密工作的落脚点放在预防上，全方位、全过程地做好预防工作，做到以防为主，防患于未然。要把保密工作列入员工的培训计划之中，加强对全员的保密教育，克服无密可保的麻痹思想，增强保密意识，树立“保守秘密就是维护企业的权益”、“保守秘密，人人有责”的思想。建立健全保密工作的规章制度，落实保密工作责任制和失泄密责任追究制。

　　(2)突出重点

　　要根据企业的实际情况，确定保密工作的重点环节、重点部位和重点人员，加强经常性的教育和监督检查。一般说来，企业的秘书人员、技术人员、财务人员和销售人员都是保密工作的重点。

　　(3)有保有放

　　企业要正确划定保密工作的范围，确定秘密与非密、核心秘密与一般秘密的界限。划密范围过大，不利于信息的交流;划密范围过小，又容易造成泄密。因此，要做到宽严有度，保放结合，该保的秘密一定要保好，不该保密的信息一定要公开。在过去计划经济条件下，保密是常例，开放是特例;而在现代市场经济条件下，开放是常例，而保密是特例。

　　(4)内外有别

　　内外有别是指保密工作应因人而异，做到国内与国外有别，在涉外活动中，友好归友好，保密归保密;上级与下级有别，即严格按照保密规定，逐级发布秘密信息。

　　(二)、示例分析

　　天地公司管文书收发的初萌，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普通文件中。这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。退回去怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来;不退也不妥。后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。

　　点评：机密文件不能按普发文件的发文渠道发送，更不能混装在普通文件中。上述出现的情况，更是不允许的。一些办文人员，不熟悉文书处理有关规定，或以为这项工作属简单劳动，往往在一些具体环节上出差错，结果酿成事故，甚至产生严重后果。如果初萌将机密文件的内容看后透露出去，或将机密文件不归还，就会酿成更严重的后果。秘书人员应按规定办事，严谨工作，严格把关。

　　(三)工作程序

　　秘书每天可能收到一大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等，也可能每天要寄出一大堆信函或包裹。这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法。

　　1.签收邮件

　　办公室来信的基本程序是：初步分拣、及时拆封、如实登记、分发和传阅、负责复信。

　　(1)初步分拣

　　①把私入邮件和商业邮件分开。

　　②后把办公室内部和外部邮件分开。

　　③把有限考虑的材料放在一起，包括邮局投递、专人投递和电子信息。

　　④如果你所在的公司还有其他种类的邮件(如订单或者收据等)，你应该使用一些分类工具，如分类架和分类盘等。

　　(2)及时拆封

　　邮件的拆封在许多人看来是非常简单的事情，可是，如果你在拆封时没有注意到邮件的安全和没有注意邮件拆封的权限，可能会引起不必要的麻烦，因此，哪些可以开封，应事先和上司达成协议。除此之外，以下几点应注意：

　　①不能拆开有“亲启”、“保密”等记号魄邮件，除非上司授予你这样的权力。

　　②如果无意中拆开了不应该拆的邮件，应该立即在邮件上注明“误拆”字样，并封好。

　　③如果所接收的邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平。

　　④拆邮件时，要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部。

　　⑤要使用开封刀或者用自动拆封机，切勿用手撕，并仔细检查里面的物件是否全部取出。

　　⑥邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，你应该在邮件上注明，最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。

　　(3)如实登记

　　最好为邮件建立一个登记簿，建立登记簿进行登记的目的有两个：收发邮件有误的可以作为核对依据;可以作为回复邮件的提示条。

　　(4)分送

　　上司亲收件应立即呈送;应归不同部门办理的文件、信函要及时送交各相关部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件;同事的私人信件可放人指定信袋或顺便送交;报刊杂志则分别上夹或上架。

　　(5)阅办

　　秘书阅看文件、信函应仔细、认真。重点部分可用红笔画出，以提醒上司注意。如注意参阅某日来信、某某文件等;内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。

　　每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办理完毕后保管备查。

　　2.分发传阅邮件

　　(1)邮件的分发

　　邮件经过分拣后，基本上可以分成两大类：需要呈交上司的邮件;需要交给他人的邮件。

　　1)把邮件呈送给上司时应注意的事项：

　　①秘书应尽量赶在上司进办公室之前把收到的邮件和电子信件准备好。

　　②如果以前保存在档案中的邮件与手头上的邮件有很大关系，要把两者放在一起。

　　③要询问你的上司是否要你把收到的亲笔信打印几份。

　　④根据重要程度整理上司的邮件，最重要的放在最上面。

　　由于广告商也经常使用快速传递手段，因此必须把广告商的这些材料与特别紧急的信件分开。

　　⑤征询上司的意见是否使用不同颜色的文件夹存放不同种类的邮件。

　　⑥征询上司的意见是否需要你对邮件进行评述。

　　2)交给他人的邮件。秘书人员应该把办公室因没有得到通知或没有别人帮忙而无法处理的邮件以及应该转交给其他人的邮件分开放好。你可以用标准型自动粘贴、可移动的提示条写上你希望某人采取什么样的行动，如：

　　①为你提供信息。

　　②征求你的意见。

　　③请交回。

　　④请存档。

　　⑤要你采取措施。

　　⑥请提意见。

　　⑦请你和我一起审核。

　　检查你要采取的行动，把提示条贴在收到的邮件上，把邮件交给应该转交的人。

　　(2)邮件的传阅

　　如果邮件要给几个人看，使用标准传阅顺序提示条或者按下表方法设计一个传阅顺序提示条。

　　3.寄发邮件

　　寄发邮件的程序：邮件的签字、查对地址、查对邮件标记、查对附件、邮件的折叠和装封、汇总邮件、选择寄发方式。

　　(1)邮件的签字

　　请上司在邮件上签字时应该注意以下几点：

　　①在邮件发出之前请上司签字时，要把你或者其他人撰写的所有邮件和需要上司签字的邮件区分开来，以提高工作效率。

　　②送邮件给上司签字时，要根据上司的喜好决定是否将邮件和附件一起给他，这样可省去不必要的麻烦。

　　③在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不要复印，这样就不会在修改原信件的同时还要修改复印件。

　　(2)查对地址

　　收信人姓名、地址必须与邮件所寄的收信人姓名、地址一致，以减少发生误差的几率，加快邮递过程。

　　(3)查对邮件标记

　　有两类邮件标记需要打印在邮件上：邮件性质标记，如“私人”或“保密”;邮寄方式标记，如“挂号信”或“特件”。

　　(4)查对附件

　　作为秘书，一定要注意查对邮件后面所注明的全部附件是否齐全，这是非常重要的;可以用醒目的标记标在邮件的附件说明上，提醒阅信者参阅附件;一定要注意把所有的附件和原、件附在一起，因为对收件人来说，没有收到附件和收到错误的附件的信都是无益的。查对附件时应注意以下几点：

　　①如果附件比邮件小得多，可以把它订在邮件的左上角;如果附件不能订，则可以用胶带粘在一张卡片上，或者放在一个有标记的小信封里，然后把卡片或小信封和信订在一起;如果有两个以上的附件，则把最小的放在最上面。

　　②如果附件比邮件大，比如说小册子、说明书等其他印刷材料或其他物品，则不能使用一般的商业信封，而应使用较大的信封。

　　(5)汇总邮件

　　在传统邮件的邮寄或电子信息发送前的一道工序是汇总工作，检查每封信是否备齐以下内容：

　　①通过传统方式或电传邮寄的邮件是否已签字。

　　②是否所有附件都已放进邮局或者经专人投递的邮件中。

　　③邮局或专人投递的邮件中信封上的地址或邮寄标签是否与收件人的地址一致。

　　④上司进一步修改后是否需要你加进原件或复印件。

　　(6)邮件的折叠和装封

　　纸笺及附件折叠时应小于信封周边各lcm左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。

　　(7)发送方式的选择要考虑一些因素

　　如果时间充裕，一般通过所在地的邮政服务机构邮寄;如果时间紧迫，而你所在的公司的内部又有其他的通信方式，你可以根据需要选择一种既能满足时间要求又能节省开支的发送方式。

　　4.保密措施

　　秘密的范围非常的广泛，包括国家秘密和秘书的职业秘密两大组成部分。

　　秘书是在上司身边工作的职员，是上司最近的人员。与其他人员相比，知密时间早，知密内容多，知密程度深。对于这些早知、多知、深知的秘密，秘书负有义不容辞的保密义务和责任，要牢固树立起保密意识，做到谨言慎行，守口如瓶。切不可把这些涉密事项作为炫耀自己见多识广的资本而透漏出去，借以抬高自己的地位。

　　现代科学技术的迅猛发展和社会公众民主意识、参与意识的增强，给保密工作带来了新的课题和严峻的挑战。秘书人员一定要认清新形势、研究新问题、迎接新挑战，从小事做起，从细节人手把好关口，防止失泄密事件的发生。

　　为此秘书在日常工作与生活中要带头做到保密工作的“十不”：

　　(1)不该说的秘密，绝对不说。

　　(2)不该问的秘密，绝对不问。

　　(3)不该看的秘密，绝对不看。

　　(4)不该记录的秘密，绝对不记。

　　(5)不在非保密本上记录机密事项。

　　(6)不在私人通信(电子邮件)中涉及机密。

　　(7)不在公共场合和家属、子女、亲友、同事面前谈论机密。

　　(8)不在不利于保密的地方存放机密文件和资料。

　　(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。

　　(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

　　秘书经常性的保密工作是文电保密，包括机密文件、资料、图表等的保密和密码、密码电报及传真件的保密。

　　文件是机密信息的主要载体，存储着企业大量的秘密，是秘书保密工作的重点。秘书要认真执行保密工作的有关规定和文书处理的必要程序，既不能缩短工作流程，也不能扩大传输范围。所有秘密文件都应存放在有安全措施的文书室、阅文室或档案室，绝密文件应有专门的保密柜进行保管，不允许带出室外。离开办公室时，不能把机密文件留放在办公桌上，应锁到抽屉或柜中，并锁好门窗。保密工作应贯穿于文件运行的整个环节，包括文件草拟和审签环节中的保密，文件印制环节中的保密，文件收发和传递环节中的保密，文件存储和保管环节中的保密以及文件归档和销毁环节中的保密。

　　做好电子信息的保密工作是秘书人员面临的一个新课题。载有机密信息的计算机上网，可能成为别人“共享”的资源;电脑“黑客”的频繁入侵，可能使你防不胜防;计算机如果被别人使用，就会无密可保;笔记本电脑一旦丢失，其中存储的大量机密信息就会泄密。因此，必须一手抓办公自动化和信息化建设，一手抓信息的安全保障，采取可靠的安全措施，确保电子信息的秘密。具体应做到：

　　(1)秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。

　　(2)凡是涉及机密内容的计算机，一律不得上网。

　　(3)邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。

　　(4)计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。

　　(5)对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。

　　(6)安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并使之不断升级换代。

　　(7)对装有机密信息磁盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。

　　(8)携带笔记本电脑外出时，务必随身携带，或放置在能够保障安全的地方。

　　(9)由于传真机电信号易被电子窃密技术窃取，因此，普通电话阿络及长途电话线路上，一般不能传送保密文件。传输机密文件，必须安装保密装置或使用具有保密信箱功能的传真机，实行保密发送和接收。

　　随着企业对外开放程度的不断提高，企业接待外来参观考察的人员也不断增加。合资合作的、学习经验的、参观考察的以及供货商、销售商等，都要到企业来进行实地考察。如何接待这些外来客人，哪些资料可以提供，哪些资料不能提供;哪些地方可以让人看，哪些地方不能让人看，当秘书的一定要把握好尺度。企业的专利技术，关键工艺、流程、配方等，是企业的生命，是企业发展和制胜的法宝，一定要严格保密。要牢固树立保密意识，宽严有度，内外有别，切不可热情过度，把需要保密的东西公开化。

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