2014年秘书资格五级文书拟写复习:事项性通知

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　　事项性通知

　　(一)相关知识

　　1.事项性通知的概念

　　事项性通知是指传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项的通知。事项性通知是通知的一种，它鲜明地表现了通知的传达性与告晓性的性质。

　　事项性通知的应用范围很广，凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等，均可使用事项性通知。

　　2.事项性通知的类型

　　事项性通知分为事务通知与会议通知两种。

　　(1)事务通知

　　事务通知是向下级机关和有关单位传达要求周知或者执行事项的通知。所谓要求“周知”，就是要求通知对象知道具体事项，并不需要其执行;而要求“执行事项”，则往往需要交代具体任务、做法，使其具体办理、执行。

　　(2)会议通知

　　会议通知是向下级机关和有关单位传达召开会议的通知，可分为复杂会议通知与单一会议通知。

　　(二)示例分析

　　例文：

　　金石公司关于编制2 0 0 5年度财务决算报表的通知各核算单位：

　　根据市财政局关于上报2005年度财务决算报表的通知(X财发[2005]1 42号)精神，公司要求各核算单位认真编制2005年度决算报表，现将有关事项通知如下：

　　一、各核算单位编制报表时间：2006年1月5日至2006年1月31日。

　　二、各核算单位上报本部门决算报表时问：2006年2月1日。

　　三、各核算单位上报部门：公司资金管理中心。

　　四、编制办法及报表格式：见附件。

　　希望各核算单位本着实事求是、精细准确的原则，认真做好编制2005年度决算报表的工作。

　　附件：1.2005年度决算报表编制办法

　　2.2005年度决算报表格式

　　金石公司

　　二00五年十二月二十七日

　　点评：本通知用于交代“编制2005年度决算报表”的“任务”。请注意主送机关(即受文对象)的书写格式是顶格书写，那种空两格书写的做法是错误的;注意第一段末尾运用了“现将有关事项通知如下”的承启语;注意正文部分运用了条款式结构;注意附件的位置与写法。

　　(三)拟写要点

　　事务通知与会议通知的内容不同，但结构相同。事项性通知的结构是：

　　标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文日期

　　1.标题

　　事项性通知的标题有两种形式：

　　(1)发文机关+事由+文种

　　这种三元素标题，往往用于内容较重要的通知。如《金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知》。

　　(2)事由+文种

　　这种两元素标题，常常用于一般性通知和内容单一的通知。

　　如《关于召开业务检查工作会议的通知》，它所通知的事项内容单一，在实际操作中，常常被省略发文机关。

　　有的单位发文采用“通知”作标题，应该说明的是，这种单元素标题形式只适用于内部张贴传递，正式发文的通知不应采用这种不确切的标题。

　　2.主送机关

　　事项性通知的发送指向很明确，不能像公告或通告那样免写主送机关。主送机关单一时，可直接书写;主送机关较多时，应采用抽象概括的文字，标明主送机关的规范化简称或同类型

　　机关的统称，并将主送机关依次排序，如例文3的“各分公司、中心、部”。

　　3.正文

　　事项性通知正文的结构是：发文缘由+通知事项+执行要求(希望)。

　　(1)发文缘由

　　(2)通知事项

　　(3)执行要求(希望)

　　4.附件

　　如有附件的话，附件名称位于正文下空1行书写。请注意例文l附件的写法，附件名称后不可加标点，附件原文应位于落款之下(如果没有附注、版记的话)。

　　内容复杂的会议通知常备有附件，比如交通路线图与回执等。回执是与会人员填写并返回会议主办方的表格，表格中应有姓名、性别、年龄、职称、民族、能否赴会等内容。有的秘书不大重视附件。其实，附件不仅可以表现出写作者的辞章修养水平，还能检验出该人的逻辑思维能力与管理经验。比如，回执中的性别、年龄、职称、民族等项目可以成为会议主办方安排与会者食宿的依据，而正确的交通路线图则可以使与会者省却寻找会址之苦。

　　5.落款

　　落款即发文机关，位于正文右下方、成文日期上方。具体写法参见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节。

　　6.成文日期

　　写于落款下，汉字书写。

　　(四)注意事项

　　在当前公文的使用过程中，滥用通知的现象较严重。事项性通知是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项时发布的通知，学习者应该把握通知是“下行文”这一基本属性。

　　常见的错误是：超越职权范围，向不相隶属机关或个人行文。如某出版社向“有关高等学校”寄发通知，要求受文单位参加编写教材工作。这里的问题是，出版社与有关高等学校各自具有自己的上下级系统，它们之间构不成“上下级”关系。出版社的行为属于越权行文。正确的做法是，出版社与学校均采用“函”的形式行文，函所体现的关系是平等的。

　　如果下发通知时，涉及到不相隶属机关及个人，又需要不相隶属机关及个人知晓的，可采用“抄送”形式。

　　(五)相关链接

　　关于公文标题的写法

　　(1)《国家行政机关公文处理办法))第三章指出：

　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　(2)《国家行政机关公文格式条文释义))指出：

　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人或会签人多，标题长以及主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多，但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定;标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。

　　这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。

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