2014年秘书资格五级文书拟写复习:商洽函

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　　商洽函

　　(一)相关知识

　　按照行文方向，函可分为去函和复函;按照文面规格，函可分为公函和便函;按照内容和功用，函可分为商洽函，询问函、答复函，请批函、批答函。本节只讲授商洽函。

　　1.商洽函的概念

　　商洽函是不相隶属机关之问商洽、沟通、协调某一问题的函。

　　不相隶属机关是指在行政组织系统中没有上下级关系的机关，因此，函是平行文。商洽函常常要求对方协助办事;或洽谈公务;或就某问题进行沟通联络;或向对方提出处理某事的意见等。

　　2.商洽函的类型

　　按照文面规格看，商洽函也可分为公函和便函。这就是说，学习者应掌握商洽函的公函、便函格式。

　　公函，是机关间就某些重要事情进行交流的正式公文，它必须采用公文信函式格式(见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节)。这种函内容重要，行文要求规范。便函，是机关内部用来处理一般事务或解决某些具体问题的函，这种函形式简便，不采用红头文件格式，没有发文机关标识、发文字号，不必存档，甚至可以手书传递。便函除公文格式外，就文章结构而言，与公函并无严格区别，如果说有区别的话，也只是行文语气略微随便而已。

　　(二)示例分析

　　例文1：

　　广东省商业储运公司关于日野F c l 6 SA大卡车

　　存在严重质量问题要求赔偿损失的函

　　广东省汽车贸易中心：

　　我公司于本年6月6日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FCl 6SA六吨卡车l 5辆，发票两张，号码为0671 01 2，0671 022，于本年6月23日交货，9月中旬正式投入营运使用。

　　该批车使用后，陆续发现前、后内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术老师及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在着严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于1 1月初暂停止使用。为此，特与贵单位协商：

　　一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴定等问题;

　　二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。

　　希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定，与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。

　　附件l.购车发票两张(复印件)

　　2.广州市公安局检测站检验书

　　广东省商业储运公司

　　X X X X年十一月十二日

　　点评：这是不相隶属机构之间发送的商洽函。该文开头首先交代了去函缘由，即：购车――所购车出了问题一质检证明属于车本身质量问题;之后，提出商洽事项，即文中“一、二”

　　部分，这里，发文机关并非采用将矛盾推给对方的办法，而是主动提出解决问题的两点措施，以表明自己的立场;最后提出希望。

　　请注意发文机关尽管占理，但仍在正文中运用了“贵单位”、“协商”的字样，以利于心平气和地解决问题。

　　例文2：

　　关于开办收银员培训班的商洽函

　　东方经济学院：

　　我超市因扩大经营规模，急需培训收银员。欣悉贵院设有财经系，培训收银员素有经验，故请贵院特设培训班，以代培30名收银员。代培费用由我超市按贵院规定拨付。

　　请研究函复。

　　家家乐超市教育培训部

　　二o0六年一月十四日

　　点评：这是家家乐超市教育培训部写给东方经济学院的商洽函。标题采用了两元素，事由很明确，使东方经济学院在见到标题的同时，就知晓了文件是什么事、什么文种，要求东方经济学院干什么。正文部分内容完整，特别是行文中谈到的“代培费用”问题很重要。如果忽略了这一点，就有可能得不到对方的复函。

　　(三)拟写要点

　　商洽函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期。

　　下面具体介绍标题与正文的写法，主送机关、落款与成文日期的写法同于通知。

　　1.标题

　　商洽函标题的组成有两种形式：

　　(1)发文机关+事由+文种。如《广东省商业储运公司关于日野FCl0SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函》。

　　(2)事由+文种。如《关于开办收银员培训班的商洽函》。

　　2.正文

　　正文的构成是：发文缘由+函事项+尾语。

　　(1)发文缘由

　　发文缘由一般说明发函的意义、根据或背景等，如例文2的开头是：“我超市因扩大经营规模，急需培训收银员”，这就说明了发送商洽函的背景，否则很容易让人生疑：一个超市培训30名收银员干什么呢?必要的说明，往往有利于对方愉快的配合。

　　(2)事项

　　商洽函应说明所商洽的具体事项，或要求对方协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等。书写事项时，如事情单一，就不必另行列段，如例文2事项与发文缘由连写，采用了

　　一段式结梅;如事项复杂或要求较多，就需提行、自成一段或几段、分条列项书写。

　　(3)尾语

　　尾语的写法有两种：

　　①采用礼节性用语。不同类型的函往往采用不同的礼节性用语。商洽函的尾语常用：“恳请协助”，“不知贵方意见如何，请函告”，“望协助办理，并请尽快见复”，“望大力协助，盼复”等。如例文2的尾语是“请研究函复”。

　　②提出希望或要求。例文l的尾语直接提出了希望。

　　(四)注意事项

　　函是平行文，写作商洽函要注意以下两点：

　　l.用语平和，措词得体

　　既然与对方商洽事宜，就要讲究用语。写作者既不必谦卑恭顺，又不能盛气凌人。用语平和，可使人感其平等;措词得体，可使人感其诚恳。

　　2.直陈事项，言简意赅

　　函最忌拉杂繁冗、客套铺排。最好的办法就是开门见山，有什么事说什么事，以便突出主旨，利于对方处理答复。

　　(五)相关链接

　　关于行文规则的要求

　　《国家行政机关公文处理办法》第四章指出：

　　第十五条政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

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