2014年秘书资格五级文书处理复习:文书的签收

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　　文书的签收

　　(一)相关知识

　　1.收文处理的程序

　　收文处理是对收到文书的办理与管理活动。

　　收文处理程序包括文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。

　　2.发文处理的程序

　　发文处理是根据工作需要形成的发出文书的整个运行过程，是秘书日常文书处理的重要部分。

　　发文处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发。

　　3.文书签收的含义

　　文书签收是指收件人在收到来文后，经过清点，在送件人的投递单或送文簿上签字，履行交接手续。

　　4.文书签收的要求

　　(1)按照投递单或送文簿对来文进行签收。

　　(2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收。

　　(二)示例分析

　　一天上午，初萌刚上班不久就收到几份文书，她查看投送单上的件数与收到件数正好相符，就收下来件，在送件人的投递单上签字。当她进行来件登记时，发现有一封信的收件人姓

　　名自己没有见过，问人力资源部门也说无此人。这时，初萌才知道，自己错收了一份不该收的来件。

　　点评：进行签收，一定要认真清点，仔细核对，既查看数量，又查看收件人，确认无误、无破损之后，才能履行签收手续。

　　(三)工作程序

　　1.清点

　　收到文书要逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。

　　2.检查

　　检查收件是否属于本单位收件;检查书写的收、发件单位或个人是否明确;检查封口是否破损;检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后，方可收下。

　　3.签字

　　清点检查无误后，在投递单或送文簿上签字，并注明日期。

　　签字要字迹工整、清晰，急件注明收到的年、月、日、时、分。

　　(四)注意事项

　　(1)签收要态度认真。清点来件时，要集中精力，认真对待，尽可能不受干扰。

　　(2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函，不能怕麻烦，更不能有急躁情绪，要耐心细致，避免出差错。

　　(五)相关链接

　　分拣来件

　　秘书每天都要收到大量文书及其他信息材料。收到来件后，要立即进行分拣：将文书与报纸、杂志、广告分开;将私人邮件与公务邮件分开;将收到的来件按收件部门分开，再把同一部门来件按缓急程度排放，特急件放在最上面，依次为急件和平信，避免积压急件，贻误工作。

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