2014年秘书资格五级文书处理复习:文书的拆封

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　　文书的拆封

　　(一)相关知识

　　1.文书拆封的含义

　　拆封是把收到的封闭的文件、信函拆开，并将封内的材料取出。

　　2.文书拆封的要求

　　(1)拆封前核对来件的接收者。

　　(2)不该自己拆的文书不拆。

　　(3)拆封要避免损坏封内的文书。

　　(4)要取干净信封内的文书。

　　(5)发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系。

　　(6)重要信件的拆封应有两人在场。

　　(二)示例分析

　　初萌收到几份来件，她一看信件上都没有“亲启”、“机密”字样，于是拿起剪刀就剪开了封口。当取出信封内的信件一看，糟了，折叠的信件上部被剪掉了。

　　点评：收到的来件要确保完好无损，避免由于操作不当导致信封内的文书在拆封时受到损坏。

　　(三)工作程序

　　1.确定拆封范围

　　秘书应在授权范围内拆封文件。因此，在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆封。标明“X X X亲启”或“保密”字样的收件，要经授权方可拆封，否则应当交给收信人或有关人员处理。

　　2.启封

　　手拿信封，竖起轻弹数下，用剪刀从一角开启或使用信封开启器，防备信封内的文书或重要物件留在信封的边缘而在拆封时遭致损坏，然后用手将文书小心取出，防止用力过猛将文书粘连处拉损。

　　3.检查核对

　　将取出的文书逐件核对，有附件的按附件序号逐一清点，并用曲别针将正件与附件别在一起。遇有多张纸型不规则的附件一般应把较小的附件放在前面。

　　(四)注意事项

　　(1)拆封的文书应按照重要程度或紧急程度自上而下叠放整齐。

　　(2)拆封的文书要分门别类。

　　(3)拆封的文书可用文件夹存放起来。

　　(4)可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标记来区分收件的类别。

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