2014年秘书资格五级文书处理复习:文书的封发

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　　文书的封发

　　(一)相关知识

　　1.文书封发的含义

　　文书封发是对需要发出的文书进行封装，按发送范围发往指定的单位。

　　2.文书封发的要求

　　(1)封发的文书要折叠整齐。

　　(2)文件袋封口要贴实。

　　(3)文书封装后要及时发送。

　　(4)文书的封发要准确周密、避免差错。

　　(5)文书封发要安全可靠，确保机密。

　　(二)示例分析

　　初萌要向天地公司所属的企业下发“关于举办短期业务培训班的通知”和报名表。她将通知放入信封，在信封上写上收件单位邮编、地址、名称，然后封口准备发出。忽然，她看到办公桌一角的报名表。糟了，怎么忘了把报名表装入信封呢?初萌只好拆开信封，重新装封。

　　点评：进行文书封发，要严格清点核对文书的数量，检查正件与附件是否齐全，正确填写封皮。经核对封皮和封装的文书后，将封口封缄。

　　(三)工作程序

　　1.检查

　　(1)检查即将装入的文件是否属于应送人员或单位。

　　(2)检查所装文件与送文包或信袋上的名称、数量是否相符。

　　(3)核对发送部门、收文者、密级、附件等内容。

　　(4)核对邮政编码、地址、名称等内容。

　　(5)对密件、急件、亲启件要在文件袋上分别予以标明。

　　2.登记

　　将文书序号或标题登记在发文或发信登记簿上，供收件人签字。

　　3.书写封面

　　书写封面时，收文单位、名称要用全称或通用的简称，字迹要工整。

　　4.装封

　　将文书小心装入包内或信袋内。不可用力过猛，以免折叠或撕坏。

　　5.封口

　　用浆糊或胶水粘好信封的封口处。

　　6.发出

　　派人发送或通过邮政系统、计算机或传真机等传输渠道或设备，将文书送达收文单位。

　　(四)注意事项。

　　(I)利用计算机或传真机传输秘密文书须采用加密装置。

　　(2)绝密文书不得利用计算机或传真机发送。

　　(3)密件应该有专用密封章或者贴上密封条。一是用单位专用密封章盖在送文包的封口处，或盖在用浆糊或胶水粘好的信封中间的封口处;二是将印有本单位印记的密封条用浆糊或胶水贴在送文包或信封的中间封口处。递送外埠的信件还应在信封的两头中间封口处加封，且不可用订书机订封。

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