2014年秘书资格五级文书处理复习:文书的分办

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　　文书的分办

　　(一)相关知识

　　1.文书分办的含义

　　分办是将收到的文书按照一定范围和运行办法发送给有关人员或承办部门的过程。

　　2.文书分办的要求

　　(1)准确及时。

　　(2)按分办范围发送。

　　(3)主次分明、手续齐全。

　　(二)示例分析

　　一天，初萌将收到的文书按照先经理后业务部门的顺序进行分办。来到李经理办公室，她将标有“亲启”的信件、请示、宣传单和邮寄广告等交给他，李经理看了看这些来件，把宣传单和邮寄广告又还给了初萌，说：“以后这类材料就不要给我了，需要我处理、阅批的文书转给我就行了。”初萌一边往业务部门走，一边还想着经理刚说过的话。

　　点评：对于收到的来文，要按其内容和性质，区分不同情况，进行分办。宣传单和邮寄广告等材料秘书可以直接处理，没有必要上交。

　　(三)工作程序

　　1.文书分类

　　对文书进行分类，将文件按紧急程度、密级、类型和内容涉及的业务部门分开。

　　2.明确分办对象

　　根据文书的内容和性质，区分不同情况，确定文书的接受者。

　　3.递送文书

　　文书的递送可以采用直接递送和机要人员传递两种方法。需要分办的文书主要是办件、阅件和简报。属于方针性、指挥性、重要性的文书，先送办公部门负责人或领导;属于单位日常事务性的已有明确分工的文书，或已有批示规定和有规可循的例行文书，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人。

　　上级单位阅件一般情况按固定分送范围分送;其他文件、简报等可按非固定范围分送有关领导和相应部门。

　　4.履行手续

　　在文书分办过程中，要填写“文件登记表”，由收文单位签字。

　　(四)注意事项

　　(1)分送给领导阅批的文书，要连同“文书处理单”一并送上。

　　(2)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交有关人员。

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