2014年秘书资格五级文档管理复习:文书立卷归档

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　　文书的立卷归档

　　(一)相关知识

　　1.立卷的含义

　　立卷是将文件组合成案卷的工作。

　　2.文书归档的要求

　　(1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的归档份数可增加。

　　(2)履行归档手续。填写移交清单，移交双方按照移交清单核对清点，确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。

　　(二)示例分析

　　为了提高归档案卷的质量，档案室安排有多年档案管理经验的老李对初萌的立卷归档进行指导。老李告诉初萌，做好立卷归档工作，要认真进行文件材料的收集，既全面收集反映各项工作的文件材料，又重点收集重大活动、重大项目形成的文件材料;既收集纸质文件材料，又注意收集照片、录音、录像以及电子文件等特殊、新型载体的文件材料，确保文件材料的齐全完整。纸张破损的，要进行裱糊;用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和打印机色带等不耐久字迹书写或打印的文件材料，必须进行复制或做必要的技术处理，以保证文件的长久保存。初萌按照立卷归档的要求和老李的指导意见，将收集的文件组成案卷。最后，老李对案卷的质量进行了检查验收，评价初萌的案卷质量达到要求。

　　点评：立卷归档有严格的应该遵循的工作程序和方法。秘书要遵循归档制度的要求，对单位工作中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件，经立卷归档移交给档案部门。

　　(三)工作程序

　　1.收集文件

　　将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全。

　　2.鉴别文件

　　对收集的文件材料进行分析，鉴别出需要归档的文件材料。

　　3.归卷

　　根据归档文件材料的特征，将文件归入案卷。

　　4.调整

　　仔细检查归卷的文件材料是否齐全，是否有重份文件或不需要立卷归档的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量，进行适当的调整，最后确定组卷。

　　5.文件的排列、编号与编目

　　根据卷内文件数量、来源、时间等情况，按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。文件排好顺序后，按照排列顺序逐件编号。然后填写卷内文件目录和备考表。

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