2014年秘书资格五级文档管理复习:装订档案

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　　装订档案

　　(一)相关知识

　　1.档案装订的方法

　　(1)线装式。常见做法是用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，对于较厚的文件也可采用“三孔一线”的装订方式。

　　(2)变形材料。使用变形材料装订方法简单，但对材质要求较高。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品;塑料制品必须有足够强度，以免断裂。

　　(3)粘接式。一般采用浆糊、胶水粘贴的方法，成本较低。

　　但这种方式可逆性差，‘复印及扫描时不能拆除。

　　2.档案装订的要求

　　(1)去掉每份文件上原有的订书钉。

　　(2)检查是否有漏页、重页和倒页。

　　(3)对残破的文件进行修补。

　　(4)装订不能覆盖任何文字。

　　(5)装订一定要结实牢固。

　　(二)示例分析

　　2005年年底，天地公司的档案管理人员为了降低成本，提高效率，在批发市场买了浆糊和胶水，采用粘接法进行档案装订，很快就把大量档案装订完毕。2004年9月8曰，行政经理要查阅2003年形成的办公室管理规定。当档案管理人员调出这份文件时，不禁大吃一惊，浆糊粘接的这份文件，由于浆糊浸到了文字，字迹已经模糊不清了。

　　点评：进行档案装订，装订方法十分重要，关系到档案的保管与利用。秘书必须了解档案装订工作的程序与方法，确保装订的档案不致破损。

　　(三)工作程序

　　1.整理归档的文件

　　归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。

　　2.修整归档的文件

　　(I)修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱，恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处被磨损的文件;托裱是在文件的一面或两面托上一张纸用以加固文件。

　　(2)复制字迹模糊或易褪色变质的纸质文件。采用复印的方式，对字迹模糊或易褪色变质的纸质文件进行复制。

　　(3)对超过A4纸张边缘的文件进行折叠。折叠时，尽量减少折叠次数，折痕最好位于文件字迹之外。文件页数较多时，单张折叠，方便归档后的查阅利用。

　　3.选择装订方法

　　针对线装式、粘接式、变形材料装订方法和文件的特点，确定一种装订方式。

　　4.装订归档文件

　　根据选择的装订方法，把归档文件用线绳或浆糊、胶水、变形材料组装起来。

　　(四)注意事项

　　(1)穿孔式和铆接式方法对档案破坏较大，不宜用于归档文件的装订。

　　(2)任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。

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