2015年秘书资格五级会议管理复习:发送会议通知的程序

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　　发送会议通知的程序

　　发送会议通知的程序具体如下：

　　(1)明确会议通知发送对象和联系方式一填写会议通知单并准备好相关附件一选择会议通知信息传递方式一确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)。

　　(2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。

　　(3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。

　　(4)需要回复的会议通知或预备通知还可夹人一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。

　　(5)对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。

　　(6)不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。

　　(7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。

　　(8)如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。

　　(9)会议通知样本要作为档案收存。

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