2015年秘书资格四级重点复习:信息与档案

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　　信息与档案

　　1.信息分类的五大方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。

　　2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。 题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。

　　3.信息取舍的方法：一是择其重点;二是择优录用

　　对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意

　　4.信息核对方法：重点看一(溯源法)、三点(核对法)。题型：可能反过来考

　　5.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈(顺序不能错)

　　其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实

　　6.信息分类的步骤：辨类和归类

　　7.题目：在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则 答案：ABC 见书上第301页下

　　8.交叉参照卡的定义：

　　9.选择题：信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等;

　　信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等 题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式?或外向传递的形式?

　　10.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱;较难储存

　　11.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图

　　表示企业生产常用柱状图、饼行图

　　12.信息传递的三要素：信源、信道、信宿

　　信源分为原生源和再生源

　　信宿包括接受信息和利用信息

　　13.第八大题;信息的登记和编码?

　　答案：登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记;登记的形式有薄册式、卡片式

　　信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符(字母或数字)组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。信息编码的一般步骤：①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。信息资料编码的方法：①顺序编码法②分组编码法：所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。

　　在登记、编码后，要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后，要进行科学保管，因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。

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