四级秘书职业资格考试讲义总结：办公室事务与管理（1）

　　办公室事务与管理

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。

　　二、重点提示

　　1.对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境

　　(1)安全检查的方法

　　1)确定检查周期。

　　2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。

　　3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。

　　4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。

　　(2)健康、安全的办公环境的基本要求

　　1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。

　　2)办公室空间适当、噪声要低。

　　3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

　　4)设置相应的消防设施和设备。

　　5)饮用水符合健康安全要求

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口头信息的安全保密工作

　　1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

　　2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

　　3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

　　4)按会议要求传达会议信息。

　　(2)纸面信息的安全保密工作

　　1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

　　2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

　　3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

　　4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁

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