2013年秘书资格考试秘书学复习（18）

　　三、收发邮件

　　1. 邮件收进的程序和要求

　　①分类：按邮件性质及轻重缓急的处理要求

　　②拆封：不可拆注明“亲启”及私人的信件，若误拆须注明“误拆”,并签名。保留信封。

　　③登记：登记项目包括:编号、邮件种类、收到日期、发出日期及单位、收阅人或单位、处理办法、办理日期

　　④分送：立即呈送上司亲收件;及时送交部门函件;按程序分送多人阅办邮件。

　　⑤阅办：阅看、归纳、摘要、装订、分送

　　2. 邮件发出的程序

　　①内容校核

　　②封皮查对

　　③邮件寄发

　　3. 邮件收发的礼仪

　　①最迟48小时内回复邮件;

　　②如果邮件非常重要，应同时电话提示/留言;

　　③上司可以检查您的邮件记录!

　　4. 上司不在时，秘书如何处理上司的文件或邮件

　　• 把寄给上司的邮件连续编号，分开公司信件和外来信件，更加仔细地做好登记工作;

　　• 尽可能更多、更仔细地处理一些邮件，做好概要，以便在给上司汇报中说清楚邮件的主题，或把邮件交给公司有权处理的人回复;

　　• 如果上司习惯每天给办公室打电话，可以随时向上司汇报;如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他;

　　• 如果你的上司正在度假，并且不让你转交邮件，你可以先把需要上司亲自处理的邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以回复;

　　• 把积压的邮件分类装入文件袋，标上标签。

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