2013年秘书资格考试秘书学复习（19）

　　5. 现代通讯

　　5.1 传真

　　• 收发传真是秘书办公室通信业务的一项重要内容。

　　• 传真机集电话、扫描、记录等功能为一体，既可以当电话机使用，更有着自动收发各种文字文件和图片文件(包括签名、印章等)的功能，其运用也越来越广泛。

　　• 传真机的主要功能:

　　①自动接收 ②定时传送 ③存储复印

　　④放大缩小 ⑤自动转移 ⑥通信管理

　　5.1.1 发出传真

　　(1)拟写文稿。

　　• 除有原来规定格式的文件，如发票、照片、公文等外，发出传真一般需临时拟写传真文稿，因此,传真业务较多时，可制作专门的传真文件表，使用时只填上相关内容即可。

　　• 书写传真内容应简明扼要，用深色墨水,字迹清楚端正，如果需打印，字号不要小于4号。

　　(2)登记。

　　• 秘书可制作专门的传真收发登记本进行登记，以便日后查看。

　　(3)归档。

　　• 重要的文件，应加编号并分类妥善保存，于年底立卷归档。

　　5.1.2 接收传真

　　(1)登记。

　　• 传真接收和发送一样，要建立登记制度

　　• 接收传真有人工和自动两种方法，秘书可根据办公条件采用相应的方法并熟悉相关设备和方法的操作。

　　(2)处理

　　• 秘书收到传真后，属于自己职责范围之内的应尽快处理(按邮件接收处理办法);

　　• 他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字.

　　5.1.3 在办公室使用传真机的礼仪

　　5.1.4使用传真机的注意事项：

　　*传真有自动接收功能，秘书要注意保密，秘书不在或者有外人时，应自动接受。

　　*传真容易失密，不适宜存档备用。

　　*传真不宜用于传送礼仪文书。

　　5.2 收发E-Mail

　　5.2.1 收发E-Mail注意事项

　　• 认真填写地址。

　　• 重要邮件要及时备份。

　　• 重要、保密信件谨慎使用免费电子信箱发送。

　　• 不明邮件不要轻易打开。

　　• 注意礼貌和书写规范,措词严谨得当。

　　• 发出的邮件如需追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，假如对方未能及时查看，需电话说明。

　　• 需要领导审阅、批改的邮件打印出来呈送相关领导，然后负责回复或传达.

　　5.2.2 让收发E-Mail的工作更有序

　　• 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后根据邮件类型或按具体项目设置子文件夹。

　　• 分类如下：

　　(1)需要领导本人审阅的文件，下设:

　　#根据领导授意回复邮件类;

　　#督促、协助领导在规定时间内处理相关事宜类.

　　(2)由秘书来代为处理的的文件，下设：

　　#转给其他相关负责人类;

　　#由秘书本人直接回复类。

　　• 以领导名义回复邮件应注意语气，并从总经理信箱发出。

　　• 以秘书名义回复邮件则要说明该邮件内容为领导授意。

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