2013年秘书资格考试秘书学复习（23）

　　五、接待来访

　　一、主要接待类型的接待规格

　　• 上级检查

　　要求主管人员亲自出面并负责，秘书应配合做好各项具体工作。要求庄重、周全、细致，如预先要准备好汇报材料，现场的情况如实反映等等。餐饮、住宿、用车等生活服务要细致、体贴、周到，但不能超标准，不搞不必要的宴请、游览、赠礼等，不得奢侈、铺张，但应特别注意安全和保密。

　　• 会议接待

　　属于团体接待和预定性接待，重点在于事先要有周密计划，要作经费预算。接、送、吃、住、参观、用车等都应在规定标准之内，尽可能提高服务质量，注意对不同性别、年龄、身份、民族的与会人员给予必要的照顾，要保证会议目标任务的圆满实现。

　　• 外宾接待

　　尤其要注重礼仪和礼节，事先应有计划并报上级主管批准，内容和标准应比内宾放宽一些。主要内容如会谈、演讲等应安排得隆重、得体，讲求实效。可增加些次要内容，如参观、游览，既要弘扬民族精神、民族文化，又要显示祖国大好河山和建设风貌。生活安排一定要顾及来宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。

　　• 随机接待

　　指事先未经预约而突然来访的客人，如联络、咨询、推销、求救等人员，采访的记者以及其他各种不速之客。这类接待要求秘书随机应变，灵活处理，既要维护组织的利益与形象，又要以不得罪人，尽量广结良缘为原则。秘书首先要确认来客身份，摸清意图，然后按常规或上司授意分别处置，或婉言挡驾，或转达意图，或引见给上司，或转给其他部门接待、处理。

　　• 个人接待

　　对上级熟悉且非常重要的客人，如上级可以接待，则尽量安排;如果暂时不能，则请对方稍等，送上茶水，并告诉对方大概等多久，礼貌暗示对方下一个约会的时间，请对方注意时间;如果领导不在或者不愿接待，则对客人做出解释，或另约时间，或安排与其他负责人见面。留下客人的资料和联系方式，转告上司。

　　与单位不相关的来访者，有礼貌回绝，如果不能确定，征询相关负责人的意见。

　　• 团体接待

　　※团体接待的准备工作

　　(1)客人的基本情况：

　　客人的单位、姓名、职务、级别、性别(男、女)、民族、人数、年龄和健康状况、民族构成情况、风俗习惯。

　　掌握来访意图、住宿和日程安排上的考虑。

　　客人到达的日期、具体时间及所乘车(机、船)班次。

　　及时向主管领导同志报告，通知人员做好接待准备工作。

　　(2)制定接待方案

　　接待一般客人，可根据领导同志意见或惯例，直接提出具体接待意见。

　　接待重要客人或高级团组，应根据客人的意图、要求和本部门领导同志的意见，制订接待方案。

　　方案应包括：客人的基本情况，接待工作的组织分工，主陪人员和迎送人员名单，住宿地点及房间安排，伙食标准及就餐意见，交通工具、安全保卫、医疗保健、费用支出意见，活动方式及日程安排，汇报内容的准备及参加人员等。(具体应结合实际，视接待客人的规格而定。)

　　接待方案要报送本部门主管领导批准。

　　(3)落实方案

　　根据方案通知各有关方面做好准备工作。

　　落实食宿地点，安排好房间和用餐;

　　落实交通工具;

　　通知接待人员，落实接待车(机、船)办法;

　　通知有关部门准备相关材料。

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