2013年秘书资格考试秘书学复习（30）

　　二、关于约定

　　• 约定可由双方的任一方进行，一般是由受领导者指示的秘书来承担此项工作。

　　• 约定的方法，有电话、书信、拜访，或在会议、会晤中确定下次会面的时间、地点等。现在使用电话的比较多。

　　• 约定一旦确定，就要写进日程表。

　　(一)妥善安排约会：准备一些“小用品”

　　• 日历和备忘录是安排约会的必备之物。可以把它们放在你和领导的办公桌上。

　　• 备忘录是一种永久日历，它可以是一套小的卡片合订本或一个可转动的文件夹，上端有突出的小纸片表明当年的月份，还有一套 1― 3 1号的小纸片。

　　(二)妥善安排约会：敏于行

　　• 为避免领导安排了约会却忘记告诉秘书，秘书每天上班时应请领导核对日程表，以确认日程安排的无误。

　　• 秘书提前提醒自己的领导准时赴约尤为重要。如次日的安排，可于下班前将次日的约会事项填进小卡片，一张送给领导，一张交给司机，一张自己保存。

　　• 及早备妥约会所需资料(包括依约会的性质，需要记录约会内容的工具)，在适当时间请领导过目或向领导汇报。

　　• 临近重要的约会，应与对方再联络，以确保约会如期进行。

　　• 记下与自己领导有约会的人的电话号码，以便万一约会取消或更动时间可及时通知对方。

　　(三)安排约会的原则

　　? 配合领导的时间表

　　安排约会尽量不要打乱领导的常规上作，要配合领导的工作规律与生活习惯，如上下班时间、休假时间等。

　　? 分辨轻重缓急

　　秘书要在领导频繁的约会活动中，分辨出轻重缓急，依约会的性质、重要性妥善予以安排。

　　#有两类会议要记在卡片上：

　　一是上级部门已经作出安排的会议。

　　二是领导必须参加的常规会议，如年会、月会、周会等，在安排其他约会前，应先把这些项目记在日程表上。

　　#一般来说，重要而紧迫的约会，应安排在最近的时间，不甚重要的约会或礼节性拜访，可插入领导适当的工作空隙中。

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