2013年四级秘书资格考试操作务实题重点(1)

　　谈一谈会议时间长短的问题：

　　会议时间超过两个小时或者涉及的问题太多，会议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。

　　会议议程编制的原则

　　1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序

　　2每个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示出来

　　会议值班工作的主要内容

　　1值班电话记录。主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。

　　2值班接待记录。主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方式等内容。

　　3值班日记。主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。做好信息传递。及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。

　　值班工作制度

　　1、信息处理制度

　　2、岗位责任制度

　　3、交接班制度

　　值班工作的主要任务

　　1在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

　　2要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。

　　3手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联系、请示。

　　4要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

　　5要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

　　6必要时，要负责监督和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

　　7做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

　　8必要时，应建立主管领导带班制度。

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