2014年三级秘书资格办公事务管理复习：办公程序管理的必要性

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　　办公程序管理的必要性

　　必要性：

　　总结出合理可行的工作模式和流程，提高工作效率。

　　2.办公程序管理的特征

　　通过对办公程序的管理，使办公流程科学化、合理化。

　　办公程序管理的特征主要表现为：

　　(1)合理性。合理完善的状态，调整、完善。

　　(2)择优性。通过实践总结出来的工作流程应该作为固定模式。

　　(3)可操作性。这是办公管理程序的重要特征。要给程序执行者以发挥主动性的空间。

　　(4)稳定性。一种合理的、可操作的程序确定下来，就不宜轻易改变，要在一定的时间和范围内保持相对稳定。

　　3.改进办公管理程序的原则 重要考点：

　　(1)减少环节，提高效率。

　　尽量减少中间的流动环节，只有这样，才能提高办事的效率。

　　(2)职权明确，专人负责。

　　按照事务的轻重缓急安排事务的办理顺序，哪一个流程、哪一个环节出现问题，.应由其负责人承担责任。

　　(3)相互独立，结构严密。

　　每项工作的流程有着相同性和不同性，即相互独立，这一流程区别于其他流程;

　　又相互连接，在整体上结构严谨，以避免重复地工作。

　　4.改进办公管理程序的方法：

　　(1)确定需要改进的程序。办事效率最低的程序，绘成改进办公事务工作的流程表。

　　(2)确定衡量关键指标，用这一指标对照检查流程表中存在的问题。

　　(3)分析原因。只有找出该流程效率低下的原因，才能制定改进措施。

　　(4)提出改进方案。可以根据实际情况提出多种改进方案，将这些方案进行认真的分析和比较，确定最佳方案。

　　(5)实施方案。任何好的方案都必须经过实践的检查。实施改进方案并对实施结果进行监控。

　　5.办公流程的确定

　　(1)办公流程的确定首先要以组织的结构为依据。

　　所谓组织结构是指组织成员为完成工作任务，实现组织目标而在职责、职权等方面的分工、协作等体系。

　　(2)办公流程的设计与改进，

　　(3)办公流程的设计考虑客户的需要和方便。

　　(4)各项流程既要相互独立，又要避免工作的重复和遗漏。

　　(5)办公流程本身要有可改善性。重新安排、修改、合并、替换、精简。

　　(6)办公流程应尽量精简，减少不必要的环节，复检的环节次数越少越好。

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