2014年三级秘书资格办公事务管理复习：制订工作计划

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　　制订工作计划

　　计划定义： 是指预先决定的行动方案，包括制定目标和设计达到目标的手段。

　　计划的制订：是指预先决定做什么和怎么做的一种程序，它包括确定任务，达到具体目标所采取的政策、规划和程序等。

　　制订办公室工作计划是提高办公人员工作效率的重要手段。

　　秘书人员在处理领导交办的工作之前，要对整个工作的执行过程制订一个周密的计划，熟悉工作的内容，这样有利于工作效率的提高。

　　1.办公室工作计划的分类

　　按不同的分类标准，计划可以有不同的分类：

　　(1)按时间分类，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划和短期计划三种。

　　1)长期计划的制订要与组织整体的发展战略目标相适应，一般为3～5年。

　　2)中期计划的制订要与组织发展的阶段性目标相适应，一般为1～2年。

　　3)短期计划的制订要与组织的具体工作安排相适应，一般为半年或一年，最少也要一个季度。

　　(2)按幅度和范围分，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划。

　　1)政策型计划。指导组织成员制定决策，确定既定目标，起到增强行动一致性和连贯性的作用。

　　.2)目标型计划。是对组织中机构将要实现的各项目标或结局的表达。

　　3)规划型计划。是为了对组织成员个体行为实行强制的行为规范，属于硬性规定。

　　4)方法型规划。说明为完成某项具体任务而要履行的各种方法和顺序。

　　5)程序型计划。为了减少各部门和单位在工作方法上的混乱和无序化。其中，政策型计划和方法型计划，可以看做是位于一个连续统一体的相对两端。而程序型计划规则是位于其两端之间。

　　2.制订计划的作用

　　(1)指明了办公室工作所起的作用及所处的地位。

　　(2)指明了组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人力、物力、财力部署的基本依据。

　　(3)指明了组织的活动方针和范围，保证行动同目标的一致。

　　(4)指明了事务顺序的先后安排。

　　(5)是一种重要的控制手段，也是一种数量化的财政计划。

　　3.制订计划的程序

　　(1)明确工作内容。

　　(2)设定工作目标。

　　(3)细分工作。在细分工作的过程中，秘书人员应做好以下几方面的工作：

　　1)制作一张信息卡，用于记录工作期间的电话和会谈等。

　　2)制定详细的工作日志。当每天要完成很多的工作时，每项工作最好预留机动空间。

　　(4)拟订工作计划。

　　4.工作计划的主要内容

　　工作计划的主要内容可以用六个问句来概括，即为什么做?做什么?谁去做?在么地方做?在什么时间做?怎样做?5W1H

　　具体内容有：

　　(1)每一项任务的起始时间、阶段时间和最终期限。

　　(2)每一项任务的数量和质量要求。

　　(3)每一项任务所需的费用和其他资源。

　　(4)每一项任务所承担的人员和负责人。

　　(5)每一项任务完成情况的检查与监督。

　　5.制订工作计划的方法

　　(1)运筹学方法。运筹学方法是秘书人员计划工作的有效工具，

　　一般包括以下4项：

　　1)建立工作的数学模型。根据界定的工作范围，确定其主要变量和约束条件，然后根据工作的性质确定采用哪一类的运筹学方法。

　　2)秘书人员要规定规则作为应对各种可能的行动方案的尺度。

　　3)秘书人员要确定模型中各参量的具体数值。 。

　　4)习专解模型，找出使目标函数达到的最大值或最小值的最优解。

　　(2)滚动式计划方法。滚动式计划方法是一种具有灵活性的、能够适应环境变化能长期计划编制方法。编制这种计划的方法是在已编制出计划的基础上，每经过一段固定的时期便根据变化了的环境条件和计划的实际执行情况，从确保实现计划目标计划进行调整。

　　(3)计划一规划～预算方法。

　　计划一规划一预算方法是完全从目标出发编制预算的一种制订工作计划的方法。

　　1)计划开始时'首先由领导提 总目标和战略，并确定实现目标的项目。

　　2)秘书人员分别按每一个工作项目的实施阶段所需的资源数量进行测算和规划，并排出项目的优先次序。

　　3)在编制预算时，秘书人员要从目标出发按优先次序和项目的实际需要调配资源，当资源有限时，应保证排在前面的项目需要。

　　4)秘书人员要根据各部门在实施项目中的职责和承担的工作量将预算落实到部门。

　　一般常用的是计划一规划一预算方法，相对于其他两种方法，计划一规划一预算方法制作简单，内容具体、直观，可操作性强。

　　【教材案例】

　　某公司定于8月15日在本公司会议室与A公司举行新产品开发合作签字仪式，A公司派员15人，双方合同文本已确定，需要按要求制作，会场按签字仪式要求布置。签字仪式后A公司代表参观我公司科研楼。行政经理要求秘书小王制作一份从×月×日起关于筹备签字仪式的工作计划表。

　　6.工作计划实施应注意的问题

　　(1)实事求是，量力而定。要根据实际具备的工作能力确定工作目标，不能夸大，不能许诺。

　　(2)善于授权，分工明确。每项任务要分工到人，实行任务负责制，使各项工作有秩序地进行。

　　(3)及时沟通情况。分工还要协作，每个责任人不仅要知道自己的工作进度，还要了解整体工作的进度。

　　(4)定期检查所需要的各种资源，包括经费、物品、人员等是否到位，以免影响工作进步。

　　(5)在实施计划中，注意监督，随时发现问题，便于及时调整。

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