2014年秘书资格五级事务管理复习:保持工作环境整洁

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　　保持工作环境整洁

　　保持和创造科学、良好的工作环境，是秘书人员的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作场所，必然有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康。

　　(一)相关知识

　　1.办公环境的构成要素

　　办公环境主要包括硬环境和软环境两部分。

　　(1)硬环境

　　硬环境主要包括办公室(会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在的客观条件。

　　①绿化环境。

　　②空气环境。

　　③光线环境。

　　④声音环境。

　　(2)软环境

　　软环境主要包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

　　办公室工作是要由人来做的，工作效果的好坏，人的因素很重要。因此，软环境准备要注意以下两点：

　　①改善工作场所的人际环境。

　　②提高接待人员个人素质。

　　2.上司工作环境的要求

　　上司工作环境是指上司的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。

　　要保持地面、台面、电脑、办公设备、家具等处的清洁、整齐。

　　3.个人工作环境的要求

　　个人办公区是指秘书人员自己的办公室、办公间以及直接用于个人办公的设备和用品。

　　(1)保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁。

　　(2)经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品。

　　(3)电话按键和听筒、电脑键盘要经常用酒精棉消毒。

　　(4)来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性口杯应及时清理。

　　(5)保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况。

　　(6)报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放。

　　(7)每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。

　　(二)示例分析

　　秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

　　秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

　　秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

　　点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

　　(三)工作程序

　　加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。

　　秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。

　　1.保持你所参与的公共区域整洁

　　(1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

　　(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

　　(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

　　(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

　　2.保持你的上司的工作环境的整洁

　　(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

　　(2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

　　(3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

　　(4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。

　　(5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

　　(6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。

　　3.整理个人工作环境

　　办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。

　　(1)办公桌的必备物品及其整理

　　摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。

　　①电话。

　　②电脑。

　　③参考书。

　　④文具用品盒。

　　⑤文件夹。

　　⑥办公桌抽屉。

　　(2)整理办公桌的技巧

　　要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：

　　①将不常用的东西转移到其他的地方。

　　②清理过期的文件。

　　③注意你的电脑显示器。

　　④充分利用办公空问。

　　⑤清理旧的阅读材料。

　　(四)相关链接

　　老板办公室的“隐形杀手”最多

　　权威部门研究显示，现代办公室里污染严重，特别是老板的办公室。“经检测，平均甲醛超标6.68倍，苯超标2.6倍，甲苯超标2.7倍，二甲苯超标2.3倍，TVOC(有机挥发物)超标3.4倍。”这是在最近的一次室内环境检测中，北京一家研究机构对办公室的检测数据。国家环境分析测试中心的一位高级工程师说，类似的办公室在各类写字楼中还有很多。

　　这位权威人士说，从大楼建筑到室内装修，再到家具布置、办公设备布置，甚至包括办公用品的使用过程，每一个环节都有可能带来污染。’如建筑材料中加入的防冻剂会渗出有毒气体氨;油漆、胶合板等装修材料可能含有甲醛、甲苯、乙醇、氯仿等;激光打印机会产生臭氧，喷墨打印机则会带来可吸入颗粒物;涂改液等也含有对呼吸系统、神经系统有刺激的一氧化碳、二氯甲烷等物质。可以说，办公室里的隐形杀手比比皆是。

　　让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。

　　权威人士解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍说，TVOC主要来自地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公室TVOC指标普遍超出员工办公环境的l倍。老板房间污染最严重。最好的解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。

　　这位权威人士还介绍说，在多年的检测过程中，检测人员还发现，办公室里的各类污染物还存在累积效应。即使在装修、布置的过程中使用的每一种材料或设备都符合国家环保标准，办公室里总的污染仍有可能超过检测标准。他说，解决这一问题的最好办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，不要让过多的设备集中在一个较小的区域。他还建议，在可能的条件下，办公室环境需要经常保持通风。由于春季比较干燥，可以利用加湿器使室内保持一定的湿度，起到净化空气的作用。

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