2014年秘书资格五级事务管理复习:恰当放置物品

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　　恰当放置物品

　　(一)相关知识

　　1.常用个人办公物品

　　(1)纸簿类。A4、B5等类型办公用复印纸;带单位抬头用纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;横格笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)。

　　(2)笔尺类。铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。

　　(3)小装订类。大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋;胶带、起钉器。

　　(4)归档用品。各种文件夹、档案袋、收件日期戳。

　　(5)办公设备专用易耗品。打字机用色带、修正液等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。

　　2.常用公用物品

　　(1)公用文件及文件夹。

　　(2)公用办公用品柜。

　　(3)公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等。

　　(4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等。

　　(二)示例分析

　　××公司行政办公规范管理制度

　　第一条为规范公司办公管理，特制订如下规定。

　　第二条办公仪表规范

　　着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其他应遵守员工守则第四、五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元;各部门负责人应认真配合，督促属

　　下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚款l 00元。

　　第三条办公室规范

　　1.办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。

　　2.座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。

　　5.电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。

　　4.垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。

　　5.报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。

　　6.外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。

　　7.文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。

　　第四条语言规范

　　1.交往语言。您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

　　2.电话语言。您好、请问、稍等、谢谢、再见。

　　3.接待语言。您好、请稍侯、我通报一下、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

　　第五条行为规范

　　1.坚守工作岗位、不串岗。

　　2.上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

　　3.办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

　　4.上班时间，不要在办公室化妆。

　　5.接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。

　　6.不因私事打公司办公电话，长话须登记长话记录本。

　　7.不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其他部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。

　　8.未经总经理或部门经理批准，不得索取、打印、复印其他部门资料。

　　9.严格遵守考勤制度，迟到、早退扣l0元。

　　10.不论任何原因，不得代人打卡。

　　11.吸烟到吸烟区，否则罚款50元。

　　12.请假要有假条，特殊情况事后补假条，出差一天以上，应填写出差申请单并经领导批准。

　　13.因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向综合管理部通报。

　　14.无工作需要，不得擅自进入机房、档案室、财务室、会议室、接待室。

　　15.不得将烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。

　　本规范由综合管理部、人力资源部实施监督与检查。

　　点评：良好的办公环境有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康与成长。X X公司行政办公规范管理制度中规定了工作人员办公环境中的仪表、行为、语言等方面规范。目前许多单位都十分重视环境对工作成效的影响这一因素，制定了与此相类似的规定或制度，这种做法值得提倡。

　　(三)工作程序

　　1.恰当放置个人物品

　　(1)自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排。

　　(2)常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里。

　　(3)专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，右手记录留言。

　　(4)电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。

　　2.恰当放置公用物品

　　(1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用。

　　(2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位。

　　(3)一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。

　　(4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐地摆放或码放，并经常整理，保持接待窗口的良好对外形象。

　　(四)注意事项

　　1.要及时、安全、恰当地处理剩余物品

　　对确定是多余或报废的物品，应及时清理出来单独存放，比如办公文具等低价值物品可自行处理，而办公设备等固定资产的报废则须向有关部门或人员(如资产管理处)申报批准。可自行处理的物品在妥善弃置前，要检验并防止可能造成的危害或者泄密，比如对过期、失效的文档应定期销毁，便携机、台式机或服务器在清退或报废前应格式化硬盘。根据公司资产管理的有关规定，资产处理的途径包括转移、调拨、清退和报废，请按照不同途径的流程规定操作，及时跟踪资产台账记录的核销。

　　2.协调处理工作场所出现的问题

　　当在工作环境中遇到包括照明、取暖、噪音之类的困难时，应该及时向公司相关部门(如物业管理公司、环卫科、行政管理部)通过正规途径反映，以寻求解决办法。举例来说，建筑维修通常在晚上和周末进行，但有时工人们别无选择不得不在上班时间干。如果噪音干扰过大，那么应将问题反映给建筑主管;并主动与其就开工时间的调整进行协商。如果碰到日光灯管烧坏、空调漏水的问题，可以提交相关建议，通过电话跟踪事件处理进度，明确处理部门，并配合其做好必要的协调工作。

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